Erste Schritte
Herzlich willkommen bei Cannanas! Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die wichtigsten Einstellungen und Funktionen, damit du deinen Club optimal einrichten und verwalten kannst. Egal, ob du gerade erst beginnst oder gezielt Unterstützung suchst – hier findest du alle nötigen Informationen, um sicher durchzustarten.
Schaue das "Quick Start"-Video an, um einen ersten Überblick zu bekommen oder gehe die einzelnen Schritte direkt durch.
1. Überblick verschaffen: Navigation & Start
Bevor du tiefer einsteigst, lohnt sich ein Blick auf das Interface von Cannanas. Hier erfährst du, wo du was findest und wie du dich schnell zurechtfindest.
- Hauptnavigation (1): Nutze die linke Navigation, um die verschiedenen Hauptbereiche zu erkunden.
- Schnellsuche (2): Gib Stichwörter ein, um gezielt Funktionen oder Inhalte zu finden oder nutze den QR-Code Scanner für einen schnellen Zugriff auf Mitglieder,Pflanzen, Inventar und vieles mehr.
2. Persönliches Dashboard
Jeder Account verfügt über ein persönliches Dashboard, auf dem alle wichtigen Informationen zentral zusammenlaufen – darunter neue Buchungen, Anfragen, Aufgaben und mehr.
Nach dem Erstellen eines Clubs wird dir eine grundlegende Checkliste angezeigt, die dich bei der Einrichtung unterstützt (1). Ausserdem wirst du gebeten, dein Profil zu vervollständigen (2).
Je nach Rolle und Berechtigung werden dir unterschiedliche Inhalte angezeigt:
- Aktuelle Buchungen
- Anfragen neuer Mitglieder und Austrittsanfragen
- Aufgabenliste für den Clubaccount
- Aufgabenliste für den eigenen Account
3. Hilfe & Tutorials nutzen
Cannanas bietet zahlreiche Tutorials direkt in der Software. Wenn du an einer Stelle nicht weiterkommst oder einzelne Features näher erklärt bekommen möchtest, findest du hier Unterstützung.
So findest du Hilfe:
- Gehe im Menü auf „Tutorials“.
- Sieh dir Video-Anleitungen und Erklärungen zu bestimmten Funktionen an.
4. Clubprofil anlegen
Das Clubprofil ist das Aushängeschild deines Clubs – sowohl intern für Mitglieder als auch, falls gewünscht, öffentlich. Je genauer du die Infos pflegst, desto einfacher finden sich neue und bestehende Mitglieder zurecht.
Schritt für Schritt:
- Gehe auf Einstellungen > Profil.
- Lade ein Banner oder Logo hoch.
- Fülle die Stammdaten aus (Name, Webseite, E-Mail, Telefon usw.).
- Verfasse eine ausführliche Beschreibung deines Clubs – diese kann auch öffentlich sichtbar sein.
- Trage interne Infos für Mitglieder ein.
- Füge Kontaktdaten zum Jugendschutz-/Präventionsteam hinzu.
- Verknüpfe Social Media Kanäle (z. B. WhatsApp-Gruppen).
- Pflege rechtliche Angaben: Impressum, Datenschutzerklärung, Vereinsregister, Steuernummer, USt-ID.
- Lege die maximale Mitgliederzahl fest.
- Aktiviere die Warteliste, falls dein Club irgendwann voll ist.
- Definiere das Mindestalter für die Mitgliedschaft.
- Wähle eine Clubkennung für die Mitgliedsnummern.
- Kläre deinen Gründungsstatus und lass deinen Club als eingetragenen Verein verifizieren.
- Entscheide, ob dein Club in der Clubsuche sichtbar sein soll.
5. Design individuell anpassen
Sorge dafür, dass sich dein Club auch optisch von anderen abhebt! In Cannanas kannst du die Farbgestaltung an dein Branding anpassen und eigene Mitgliedsausweise gestalten.
So geht’s:
- Klicke auf Design.
- Wähle die Farben für App und WebApp passend zu deinem Club.
- Gestalte die Mitgliedsausweise individuell.
6. Wichtige Dokumente hochladen
Stelle deinen Mitgliedern alle relevanten Dokumente zur Verfügung, etwa die Satzung oder Beitragsordnung. Diese können auch direkt im Registrierungsprozess bestätigt werden.
Schritte:
- Gehe zum Bereich Dokumente.
- Lade alle wichtigen Dateien hoch.
- Lege fest, ob das jeweilige Dokument von neuen Mitgliedern bestätigt werden muss.
7. Registrierung & Bewerbungsprozess einrichten
Mit Cannanas gestaltest du den Registrierungsprozess flexibel – von Standardfragen bis zu individuellen Anforderungen. So sammelst du alle Infos, die du für die Aufnahme neuer Mitglieder benötigst.
So richtest du den Prozess ein:
- Gehe zum Bereich Registrierung.
- Füge die benötigten Fragen hinzu (Standard und eigene Fragen).
- Wähle passende Antwortmöglichkeiten (Checkbox, Auswahlfeld, Textfeld).
- Nutze die Vorschau, um zu sehen, wie der Prozess für Bewerber aussieht.
- Passe optional folgende Einstellungen an:
- Adresseingabe erforderlich machen
- SEPA-Lastschriftmandat aktivieren (bei vorhandener Gläubiger-ID)
- Warteliste aktivieren/deaktivieren
- Individuelle E-Mail-Texte für verschiedene Schritte der Bewerbung erstellen
8. Musterdokumente & Konzepte für Behörden
Bei Anträgen, z.B. zur Anbaulizenz, verlangen Behörden oft bestimmte Unterlagen. Im Bereich „Behörden“ findest du Vorlagen und ein umfassendes Softwarekonzept-PDF.
So nutzt du die Vorlagen:
- Gehe zum Bereich Behörden.
- Lade dir die benötigten Musterdokumente herunter.
- Nutze das Cannanas-Softwarekonzept-PDF als Hilfestellung für behördliche Anforderungen.
9. Chats & Feed nutzen: Kommunikation im Club
Für einen aktiven und informierten Club ist die Kommunikation entscheidend. Nutze die Chat- und Feed-Funktionen, um Austausch, Infos und Umfragen zu organisieren.
So startest du:
- Erstelle im Bereich Chat neue Gruppen (z. B. „Willkommen“, „Prävention“, „Grow Talk“).
- Nutze den Feed als digitales schwarzes Brett:
- Verfasse Beiträge, poste Dokumente oder Umfragen.
- Aktiviere/deaktiviere Kommentare und Likes.
- Pinne wichtige Beiträge ganz oben an.
10. Kontakte & Ansprechpartner hinterlegen
Vereinfache die Kommunikation, indem du direkte Ansprechpartner für verschiedene Themen im Club festlegst. So erreichen Mitglieder schnell die richtigen Personen.
Schritte:
- Gehe zum Bereich Kontakte.
- Lege verschiedene Teams oder Verantwortliche (z. B. IT, Prävention, Finanzen) an.
- Weise Mitglieder als Ansprechpartner zu.
- Mitglieder können so direkt mit dem passenden Team oder der Person Kontakt aufnehmen.
11. Mitgliederverwaltung & Rollensystem
Intro:
Bestimme, wer welche Rechte im Club hat. Über das Rollensystem steuerst du Zugriffsrechte auf alle Funktionen.
So richtest du die Rechte ein:
- Gehe zum Bereich Mitglieder.
- Nutze die Standardrollen (Vorstand, Mitglied) oder erstelle eigene Rollen.
- Weise Rollen einzelnen Mitgliedern zu.
- Teste die Rollenfunktion, um die Berechtigungen zu überprüfen.
12. Mitgliedsbeiträge anlegen & verwalten
Intro:
Lege die verschiedenen Mitgliedsbeiträge deines Clubs fest. So sehen neue Mitglieder direkt, welche Optionen es gibt und welche Konditionen gelten.
Schritte:
- Gehe zum Bereich Mitgliedsbeiträge.
- Lege verschiedene Beiträge an (Name, Beschreibung, Abrechnungszeitraum, Betrag, Umsatzsteuer).
- Optional: Begrenze Beiträge auf bestimmte Altersgruppen.
- Entscheide über die Sichtbarkeit (nur für Mitglieder, auch in der Clubsuche).
- Aktiviere die automatische Buchung im Finanzsystem bei Bedarf.
- Erstelle ggf. Guthabenpakete für besondere Abrechnungsmodelle.
13. Mitglieder einladen & aufnehmen
Intro:
Jetzt kannst du Mitglieder einfach und effizient einladen – egal, ob einzeln oder im Bulk.
Möglichkeiten:
- Web-Formular: Binde das Aufnahmeformular auf eurer Club-Website ein.
- Einladungslink: Versende einen individuellen Link.
- E-Mail-Einladung: Lade Mitglieder direkt per E-Mail ein.
- CSV-Import: Lade mehrere Mitglieder gleichzeitig via Excel-Liste ein (bis zu 100 auf einmal).
- QR-Code: Erlaube den Beitritt vor Ort via QR-Code und Smartphone.
Weitere Tipps & Support
Intro:
Cannanas bietet umfassende Unterstützung – nutze die Tutorials und den Support, um immer bestens informiert zu sein.
Tipps:
- Schau dir gezielt Video-Anleitungen zu Funktionen wie dem Finanzsystem oder der Mitgliederverwaltung an.
- Für Fragen zur Clubverifizierung oder Support: Schreib an support@cannanas.club.
Viel Erfolg beim Einrichten deines Clubs!
Das Cannanas-Team steht dir bei Fragen jederzeit zur Seite.