🔏 Datenschutzerklärung des Clubs hinterlegen
Als Cannabis Social Club bist Du gesetzlich verpflichtet, eine eigene Datenschutzerklärung bereitzustellen – unabhängig von den Rechtstexten, die Cannanas für die Plattform selbst pflegt. Diese Erklärung informiert Mitglieder und Bewerber:innen darüber, welche Daten Dein Club zu welchem Zweck verarbeitet.
In Cannanas gibt es zwei Wege, die Datenschutzerklärung zu hinterlegen. Beide lassen sich parallel nutzen und ergänzen sich gegenseitig.
1️⃣ Als Link im Club-Profil (empfohlen)
Wenn Deine Datenschutzerklärung bereits online liegt (z. B. auf Deiner Vereins-Webseite), kannst Du sie direkt im Club-Profil verlinken.
So geht's:
- Öffne Einstellungen > Profil.
- Scrolle zum Abschnitt „Rechtliches".
- Trage unter „Datenschutzerklärung" die vollständige URL zu Deiner Erklärung ein.
- Speichere die Änderungen.
Der hinterlegte Link wird automatisch im Registrierungsformular angezeigt. Bewerber:innen können die Datenschutzerklärung so vor dem Absenden ihres Antrags einsehen.
Achte darauf, dass die verlinkte Seite dauerhaft erreichbar ist und aktuell bleibt. Ein toter Link ist im Zweifel schlimmer als ein fehlender.
2️⃣ Als Dokument in den Club-Dokumenten
Wenn Du keine eigene Webseite betreibst oder die Datenschutzerklärung zusätzlich als verbindliches Dokument bei der Registrierung abfragen möchtest, kannst Du sie als PDF in den Club-Dokumenten ablegen.
So geht's:
- Öffne Einstellungen > Dokumente.
- Klicke auf „Datei hinzufügen" und lade Deine Datenschutzerklärung hoch (z. B. als PDF).
- Vergib einen klaren Titel wie „Datenschutzerklärung" und optional eine kurze Beschreibung.
- Aktiviere die Option „Für Registrierung erforderlich", wenn Bewerber:innen das Dokument im Registrierungsprozess aktiv bestätigen sollen.
Aktivierte Pflichtdokumente werden im Registrierungsformular mit einer Checkbox zur Bestätigung angezeigt. Ohne Bestätigung kann die Mitgliedsanfrage nicht abgesendet werden. Siehe dazu auch Registrierung einrichten.
3️⃣ Wann welcher Weg?
In der Praxis ist die Kombination beider Varianten der sicherste Weg:
- Link im Profil sorgt für dauerhafte Auffindbarkeit und Transparenz (auch im Profil der Club-Webseite).
- Dokument in Club-Dokumenten mit Registrierungspflicht stellt sicher, dass jede:r Bewerber:in die Erklärung aktiv zur Kenntnis nimmt und dies dokumentiert ist.
Mindestens eine der beiden Varianten solltest Du aktiv nutzen – idealerweise beide. So erfüllst Du sowohl die Informationspflicht nach DSGVO als auch die nachweisbare Zustimmung im Aufnahmeprozess.
🚧 Abgrenzung: Club-Datenschutz vs. Cannanas-Datenschutz
Die hier beschriebenen Dokumente betreffen ausschließlich die Datenschutzerklärung Deines Clubs. Die Rechtstexte rund um die Plattform Cannanas selbst (AVV, Datenschutzerklärung von Cannanas, AGB) findest Du unter Einstellungen > Datenschutz und musst sie nicht selbst pflegen.
Eine Übersicht darüber, welche Datenschutz-Dokumente für einen CSC insgesamt erforderlich sind, findest Du in der Datenschutz-Checkliste.
Siehe auch
- Datenschutz-Checkliste für Cannabis Social Clubs – Übergreifende DSGVO-Checkliste, in der die Datenschutzerklärung verankert ist.
- Datenschutz bei KI-Funktionen – Wichtig für Formulierungen zur KI-Nutzung in der Erklärung.
- Sicherheit für Club-Admins – Technisch-organisatorische Maßnahmen, die in der Erklärung erwähnt werden sollten.
- Datenschutz – Datenschutzrelevante Einstellungen in Cannanas selbst.
- Dokumente – Hochladen der Datenschutzerklärung als Clubdokument.
- Registrierung einrichten – Zustimmung zur Datenschutzerklärung im Registrierungsprozess einfordern.