Erste Schritte
Mit der Mitgliederverwaltung in Cannanas behältst du jederzeit den Überblick über deine Clubmitglieder. Hier erfährst du, wie du Mitglieder effizient verwaltest, Anfragen bearbeitest und wichtige Informationen dokumentierst – alles für eine optimale Organisation deines Clubs.
1️⃣ Überblick über die Mitgliederverwaltung
Mit wenigen Klicks gelangst du zur Mitgliederübersicht und siehst direkt alle wichtigen Infos zu deinen Mitgliedern und offenen Anfragen.
So gehst du vor:
- Starte im Clubprofil deiner Cannanas-Software.
- Klicke in der Seitenleiste auf Mitglieder.
- Sieh dir die Übersicht an:
- Aktive Mitgliederzahl
- Geplante Austritte
- Offene Anfragen
- Status der Altersnachweise (ob alle Mitglieder bereits verifiziert sind)
Offene Altersnachweise bedeuten, dass bei diesen Mitgliedern noch keine Altersverifikation stattgefunden hat.
2️⃣ Mitgliederanfragen verwalten
Im Bereich der Mitgliederanfragen siehst du, wer neu in deinen Club möchte und kannst alle Anfragen gezielt bearbeiten.
So gehst du vor:
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Sieh dir die Liste der aktuellen Anfragen an.
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Filtere nach Name, Mitgliedsstatus, Anfragedatum oder Mitgliedsnummer.
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Wähle ein oder mehrere Anfragen aus, um:
- Den Status zu ändern (z. B. auf „aktiv“ setzen)
- Eine E-Mail zu versenden
- Daten zu exportieren
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Klicke auf das Profil einer Anfrage, um Details wie Name, Alter, Adresse und Clubfragen einzusehen.
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Ändere den Status auf „aktiv“ oder „abgelehnt“. Bei einer Ablehnung kannst du direkt einen Grund angeben.
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Bestätige die Altersverifikation, sobald du das Alter geprüft hast.
Die Altersverifikation kannst du sofort durchführen, wenn du die Person persönlich kennst oder bei der ersten Begegnung im Club.
Achte darauf, Anfragen erst nach vollständiger Alters- und Identitätsprüfung zu akzeptieren!
3️⃣ Mitgliederlisten & Filter nutzen
Behalte alle Mitglieder im Blick und nutze praktische Filterfunktionen, um gezielt nach Personen zu suchen oder Massenaktionen durchzuführen.
So gehst du vor:
- Nutze das Suchfeld, um Mitglieder nach Namen zu finden.
- Wähle mehrere Mitglieder aus, um:
- Daten zu exportieren
- Den Status oder die Rolle zu ändern
- Rundmails zu versenden
- Filtere die Liste nach Status, Verifikationszeitraum, Rolle, Beiträgen u. v. m.
- Sieh dir aktuelle Austritte und deren Fristen an.
Die maximale Mitgliederzahl deines Clubs kannst du flexibel im Clubprofil anpassen – von 1 bis zu 500 Mitgliedern.
4️⃣ Mitgliederprofile im Detail bearbeiten
Jedes Mitglied hat ein persönliches Profil und ein Clubprofil – beides kannst du als Vorstand oder berechtigtes Teammitglied einsehen und bearbeiten.
So gehst du vor:
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Klicke auf einen Mitgliedsnamen in der Liste, um das Profil zu öffnen.
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Unterscheide zwischen:
- Clubprofil: Nur für Vorstände/Berechtigte sichtbar, hier verwaltest du alle relevanten Clubdaten (Adresse, Dokumente, Bankdaten, Clubfragen etc.)
- Persönliches Profil: Von Mitgliedern selbst ausgefüllt, kann Daten ins Clubprofil übernehmen.
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Hinterlege wichtige Dokumente wie Ausweise, Sepa-Mandat oder andere Nachweise.
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Drucke bei Bedarf den Clubausweis direkt aus.
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Bearbeite Mitgliederdaten, Status, Beiträge oder Rollen direkt im Profil.
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Schreibe dem Mitglied direkt eine Nachricht über das integrierte Chatfenster.
Du kannst auch direkt mit einer Webcam ein Profilfoto aufnehmen, zum Beispiel, wenn ein Tablet im Club bereitsteht.
Das Clubprofil ist ausschließlich für berechtigte Personen sichtbar – Mitglieder selbst sehen diese Daten nicht!
5️⃣ Mitgliederdaten pflegen & Aktionen durchführen
Organisiere und aktualisiere Mitgliederdaten zentral und nutze die verschiedenen Funktionen für eine effiziente Verwaltung.
So gehst du vor:
- Hinterlege oder bearbeite wichtige Mitgliedsdaten und Zahlungsinformationen.
- Passe Rollen und Status an, z. B. „in Bearbeitung“, „aktiv“, „suspendiert“ oder „ausgetreten“.
- Lege Zahlungserinnerungen oder besondere Hinweise am Profil ab.
- Exportiere Daten bei Bedarf als Liste.
🗂️ Beispiel: Mitglieder-Anfrageprozess
Ein typischer Ablauf bei einer neuen Mitgliederanfrage: