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Mitwirkungsbuch
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📒 Mitwirkungsbuch in Cannanas nutzen

Mit dem Mitwirkungsbuch dokumentierst Du ganz einfach, wer wann wie in Deinem CSC mitgewirkt hat. Das ist nicht nur für die internen Abläufe wichtig, sondern auch essenziell für die Nachweispflicht gegenüber Behörden. Cannanas bietet Dir dafür ein durchdachtes Tool, das sowohl manuelle Einträge als auch QR-gestützte Checkins mit dem Mitgliedsausweis unterstützt. Du kannst hier Mitwirkungen der Mitglieder oder auch externe Menschen wie z.B. Handwerker hinterlegen um genau zu wissen, wer vor Ort war.

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Du kannst immer festlegen ob es sich um eine Mitwirkung nach dem KCanG handelt oder ob Du einfach nur Arbeiten in Deinen Räumlichkeiten dokumentieren willst. Z.b. wenn der Elektriker vor Ort war.

1️⃣ Einstieg ins Mitwirkungsbuch​

Hier findest Du das Mitwirkungsbuch und bekommst einen ersten Überblick.

So geht’s:

  • Gehe im Clubprofil links im Menü auf „Mitglieder“.
  • Klicke auf „Mitwirkungsbuch“ (in der Regel der vierte Eintrag).
  • Optional: Aktiviere unten den Demomodus, um ein Beispiel mit ausgefüllten Einträgen zu sehen.
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Der Demomodus ist super, um sich einen Eindruck vom vollständig genutzten Feature zu verschaffen – ideal für neue Clubs oder Schulungen.

2️⃣ Mitwirkung manuell dokumentieren​

Du kannst Mitglieder ganz einfach manuell ein- und auschecken und dabei genau festhalten, was sie getan haben.

So geht’s:

  • Klicke im Mitwirkungsbuch auf „Mitwirkung dokumentieren“.
  • Wähle ein oder mehrere Mitglieder aus, die mitwirken.
  • Trage Checkin-Zeit und optional auch eine Checkout-Zeit ein.
  • Wähle die entsprechende Aufgabe (z. B. Anbau, Trimmen) oder gib eine eigene Tätigkeit ein.
  • Markiere ob es sich hier um eine Mitwirkung nach KCanG handelt oder ob Du einfach Arbeiten dokumentieren willst
  • Wähle den Standort, an dem die Mitwirkung stattfand (z. B. Anbauhalle).
  • Optional: Füge interne Notizen hinzu.
  • Klicke auf „Eintrag erstellen“, um die Mitwirkung zu speichern.
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Du kannst Einträge auch nachträglich anlegen oder bearbeiten – ideal, wenn jemand das Einchecken vergessen hat.

3️⃣ Checkin & Checkout per QR-Code​

Noch schneller geht’s mit dem Mitgliedsausweis – einfach scannen und fertig!

So geht’s:

  • Klicke oben im Mitwirkungsbuch auf „Checkin/Checkout“.
  • Erlaube ggf. Kamerazugriff.
  • Scanne den QR-Code auf dem Cannanas-Mitgliedsausweis.
  • Der Checkin wird automatisch mit der aktuellen Uhrzeit erstellt.
  • Optional: Ergänze Checkout-Zeit, Aufgabe, Standort und Notiz wie bei der manuellen Dokumentation.
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Das funktioniert wie eine digitale Stempeluhr – ideal für schnelle Abläufe im Cluballtag.

4️⃣ Mitglieder verwalten und Aktionen nutzen​

Im Mitwirkungsbuch kannst Du ganz einfach mit mehreren Mitgliedern gleichzeitig arbeiten.

So geht’s:

  • Nutze die Filter- und Suchfunktion, um Mitglieder gezielt zu finden.
  • Wähle mehrere Mitglieder aus und verwende die verfügbaren Aktionen:
    • Einchecken/Auschecken
    • Exportieren
    • Anonymisieren – anonymisiert die ausgewählten Einträge dauerhaft direkt im Mitwirkungsbuch. Im Unterschied dazu lassen die Export-Modi (siehe unten) die Originaldaten unberührt und wirken nur auf die heruntergeladene Datei.
    • Alle austragen (z. B. bei Feierabend)
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Das Menü mit den drei Punkten oben rechts bietet Dir die Option alle Mitglieder gleichzeitig auszuchecken – ideal, wenn z. B. alle gleichzeitig gehen.

Über den Schalter rechts oben kann man filtern, ob nur Mitwirkungen nach dem KCanG angezeigt werden sollen. Das erleichtert den Export erheblich.

5️⃣ Daten exportieren – Klartext, pseudonymisiert oder anonymisiert​

Für die Kommunikation mit Behörden oder zur internen Auswertung kannst Du die Daten exportieren – natürlich datenschutzkonform. Beim Export wählst Du zusätzlich einen der drei Datenschutzmodi, analog zu den Berichten.

So geht’s:

  • Wähle Mitglieder aus oder exportiere alle.
  • Klicke auf „Exportieren“ und wähle zunächst ein Format:
    • Mitgliederübersicht (CSV): Eine Zeile pro Mitglied mit den wichtigsten Infos.
    • Transaktionen (CSV): Detaillierte Historie der Mitwirkungen.
  • Wähle anschließend den gewünschten Datenschutzmodus:
    • Nicht anonymisiert (Klartext): Persönliche Daten sind im Klartext sichtbar – nur für den internen Gebrauch geeignet.
    • Pseudonymisiert: Persönliche Daten werden unkenntlich gemacht, bleiben aber als konsistente Zuordnung erhalten. Die Pseudonymisierung ist identisch zu der in den Berichten – Exporte aus Mitwirkungsbuch und Berichten lassen sich so derselben Person zuordnen, ohne echte Namen preiszugeben.
    • Anonymisiert: Persönliche Daten werden vollständig entfernt, eine Zuordnung ist nicht mehr möglich.
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Gib keine nicht anonymisierten Exporte an Dritte (z. B. Behörden) weiter, ohne vorher zu prüfen, ob ein pseudonymisierter oder anonymisierter Export ausreicht. Beachte die DSGVO und die Vorgaben aus der Datenschutz-Checkliste.

Siehe auch​