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In diesem Artikel erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du in Cannanas Buchungen anlegst – manuell auf Basis von Mitgliedsbeiträgen, automatisiert für wiederkehrende Beiträge oder als komplett individuelle Rechnung für Mitglieder und externe Kontakte. Außerdem zeigen wir Dir die verschiedenen Zahlungsmethoden und erklären Dir, wie die Buchungen bei den Mitgliedern ankommen. So behältst Du die Finanzen Deines Clubs immer im Griff!

📝 Manuelle Buchung anlegen​

Mit der manuellen Buchung kannst Du einmalige Beiträge oder Sonderfälle schnell und einfach erfassen – zum Beispiel eine Aufnahmegebühr oder einen Nachkauf.

So gehst Du vor:

  1. Finanzsystem öffnen

    • Gehe im Menü zu „Finanzen“.

  2. Neue Buchung starten

    • Klicke oben auf den Button „+ Neue Buchung“.
    • Alternativ kannst Du über die Mitgliedertabelle im Bereich „Mitglieder“ eine neue Buchung für ein bestimmtes Mitglied anlegen.

  3. Mitglied auswählen

    • Wähle das Mitglied aus, für das Du eine Buchung erstellen möchtest.

  4. Beitrag festlegen

    • Wähle den passenden Mitgliedsbeitrag aus der Liste (z.B. „Basismitgliedschaft“, „Aufnahmegebühr“).
    • Hinweis: Auch als „monatlich“ markierte Beiträge werden hier immer nur einmalig gebucht.

  5. Status der Buchung wählen

    • Lasse die Buchung „offen“, wenn das Mitglied noch zahlen soll.
    • Markiere als „bezahlt“, wenn der Beitrag schon bezahlt wurde (z.B. bar vor Ort).
    • Wähle „storniert“, falls die Buchung fehlerhaft war.
    • Markiere als „überfällig“, wenn die Zahlung schon länger aussteht. Cannanas kann diesen Status auch automatisch nach einer konfigurierbaren Frist setzen und das Mitglied per E-Mail erinnern.
    • Setze den Status auf „Mahnverfahren“, um eskalierte Fälle intern nachzuverfolgen. Dieser Status wird nur manuell gesetzt – Cannanas verschickt dazu keine automatische Nachricht. Mehr dazu unter Zahlungserinnerungen & Mahnverfahren.

  6. Zahlungsart bestimmen

    • Aktiviere „Beitrag wird durch den Club eingezogen“, wenn das SEPA-Lastschriftmandat genutzt werden soll. Mehr dazu im Artikel SEPA Lastschrift.
    • Lässt Du das Feld leer, kann das Mitglied zwischen anderen konfigurierten Zahlungsarten wählen (z.B. Überweisung, Barzahlung oder Kartenzahlung).

  7. Daten prüfen

    • Falls wichtige Angaben wie die Adresse fehlen, bekommst Du einen Hinweis. Ergänze fehlende Informationen, um korrekte Rechnungen zu erstellen.

  8. Buchung erstellen

    • Klicke auf „Buchung erstellen“ – fertig!

Hinweis: Die Buchung wird nur einmalig erstellt und erscheint nicht automatisch erneut im nächsten Monat.

🧾 So sieht die Buchung für Mitglieder aus​

Nachdem Du eine Buchung angelegt hast, wird sie dem Mitglied im eigenen Dashboard angezeigt.

  • Bei offenen Buchungen mit der Zahlungsart „Überweisung“ sieht das Mitglied direkt die Zahlungsaufforderung und die Bankverbindung.
  • Bei SEPA-Lastschrift steht: „Die Zahlung wird bearbeitet. Der Beitrag wird vom Club eingezogen.“ Das Mitglied muss nichts weiter tun.

Wenn Du genauer verstehen möchtest, wie die Referenz- beziehungsweise Rechnungsnummer in Cannanas aufgebaut ist, lies auch Rechnungsnummern. Für die Gestaltung Deiner Rechnungen findest Du alle Details unter Rechnungseinstellungen.

🔁 Automatische Buchungen einrichten​

Um regelmäßig wiederkehrende Beiträge wie Mitgliedsbeiträge zu automatisieren, nutzt Du die Funktion für automatische Buchungen. Damit sparst Du Zeit und stellst sicher, dass alles pünktlich läuft.

So funktioniert’s:

  1. Mitgliedsbeiträge öffnen

  2. Beitrag auswählen

    • Wähle den gewünschten Mitgliedsbeitrag aus der Liste aus (z.B. „Basismitgliedschaft“).

  3. Automatisierung aktivieren

    • Klicke oben auf „Bearbeiten“.
    • Scrolle nach unten bis zum Abschnitt „Automatische Buchung“.
    • Aktiviere die Option, dass der Beitrag automatisch im gewählten Abrechnungszeitraum gebucht wird (meist monatlich).

  4. Zahlungsart festlegen

    • Lege fest, ob das SEPA-Lastschriftmandat genutzt werden soll.
    • Falls ein Mitglied keine SEPA-Daten hinterlegt hat, wird automatisch die Überweisung als Alternative angezeigt.

  5. Mitglieder zuweisen

    • Weise die gewünschten Mitglieder diesem Beitrag zu.
    • Nur zugewiesene Mitglieder erhalten die automatische Buchung.

  6. Speichern

    • Klicke auf „Speichern“, um die Einstellungen zu übernehmen.

Tipp: Die automatische Buchung kannst Du auch direkt im Profil einzelner Mitglieder aktivieren.

📅 Buchungstag für automatische Beiträge festlegen​

Bestimme, an welchem Tag im Monat die automatischen Buchungen erstellt werden.

So geht’s:

  1. Einstellungen öffnen

    • Klicke im Menü auf „Einstellungen“ und wähle dort „Buchungseinstellung“ aus.

  2. Buchungstag wählen

    • Gib den gewünschten Tag für die Erstellung der monatlichen Buchungen ein.
    • Lässt Du das Feld leer, wird die Buchung automatisch am ersten Tag des Monats erstellt.

  3. Speichern

    • Speichere Deine Auswahl. Alle monatlichen Beiträge werden künftig am festgelegten Tag gebucht.

🧾 Individuelle Buchung erstellen​

Neben den beitragsbasierten Buchungen kannst Du auch komplett individuelle Rechnungen erstellen – unabhängig von Deinen Mitgliedsbeiträgen. Das ist besonders praktisch, wenn Dein Club etwas an Nichtmitglieder verkauft oder Du eine Rechnung mit frei definierten Positionen benötigst.

So gehst Du vor:

  1. Neue Buchung starten

    • Gehe im Menü zu „Finanzen" und klicke auf „+ Neue Buchung".

  2. Reiter „Individuelle Buchung erstellen" auswählen

    • Wähle oben den Reiter „Individuelle Buchung erstellen" aus.

  3. Rechnungsempfänger festlegen

    • Wähle ein bestehendes Mitglied aus der Liste aus, oder gib die Daten eines externen Kontakts manuell ein.
    • Trage den Namen des Rechnungsempfängers und die vollständige Rechnungsadresse ein.

  4. Buchungspositionen hinzufügen

    • Füge eine oder mehrere Positionen hinzu und definiere jeweils:
      • Produktname – Bezeichnung des Artikels oder der Leistung.
      • Menge – Anzahl der Einheiten.
      • Einzelpreis – Preis pro Einheit.
      • Steuersatz – Anwendbarer Umsatzsteuersatz.
      • Rabatt – Optionaler Rabatt auf die Position.

  5. Daten prüfen und Buchung erstellen

    • Überprüfe alle Angaben und klicke auf „Buchung erstellen".

Hinweis: Individuelle Buchungen eignen sich besonders für einmalige Rechnungen, die nicht an einen wiederkehrenden Mitgliedsbeitrag gebunden sind – etwa für den Verkauf von Zubehör, Veranstaltungsgebühren oder Leistungen an Dritte.

tipp
  • Manuelle Buchungen eignen sich für Sonderfälle und einmalige Beträge auf Basis von Mitgliedsbeiträgen.
  • Automatische Buchungen erleichtern Dir die Verwaltung der regelmäßigen Mitgliedsbeiträge.
  • Individuelle Buchungen ermöglichen Dir komplett freie Rechnungen – auch für Nichtmitglieder oder externe Kontakte.
  • Wähle immer die richtige Zahlungsart, damit Mitglieder wissen, wie sie zahlen sollen.
  • Fehlende Daten werden Dir beim Anlegen angezeigt – so bleibt alles korrekt und übersichtlich.
  • Du hast Dich bei einer Buchung vertan? Dann lies Buchungen korrigieren oder Buchungen stornieren mit Korrekturbuchung.

Siehe auch​