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Das Guthaben-System in Cannanas

In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du das Guthaben-System in Cannanas nutzt. Du lernst, wie du Guthaben für Mitglieder einsehen, korrigieren und automatisch oder manuell aufladen kannst – und wie Guthaben bei Abgaben verwendet wird.

1️⃣ Überblick über das Guthaben-System​

Das Guthaben-System in Cannanas zeigt dir jederzeit, wie viel Guthaben deine Mitglieder aktuell haben. Du kannst hier Einzahlungen, Abbuchungen und Statistiken einsehen und Anpassungen vornehmen.

So geht’s:

  • Gehe in der Seitenleiste auf Finanzen → Guthaben.
  • Hier siehst du:
    • das aktuelle Guthaben aller Mitglieder,
    • die letzten Einzahlungen und Abbuchungen,
    • den Gesamtbetrag des verfügbaren Guthabens im Club,
    • sowie Statistiken zu Ein- und Auszahlungen im letzten Monat.
  • Du kannst die Tabelle sortieren, filtern oder über die Suchfunktion gezielt nach Mitgliedern suchen.
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Nutze die Such- und Filterfunktionen, um schnell Mitglieder mit ihrem Guthaben zu finden.

2️⃣ Guthaben einzelner Mitglieder prüfen​

Du kannst das Guthaben eines einzelnen Mitglieds auf zwei Wegen einsehen – entweder direkt in der Guthabenübersicht oder über das Mitgliederprofil. So hast du jederzeit den vollen Überblick über alle Aufladungen, Abbuchungen und Transaktionen.

So geht’s (Variante 1 – über die Guthabenübersicht):

  • Klicke in der Tabelle unter Finanzen → Guthaben auf das gewünschte Mitglied.
  • Du siehst:
    • den Namen und die Mitgliedsnummer,
    • das aktuell verfügbare Guthaben,
    • sowie alle Transaktionen (Einzahlungen, Abbuchungen und Korrekturen).
  • Unter Statistiken findest du eine monatliche Übersicht der Guthabenentwicklung.

So geht’s (Variante 2 – über das Mitgliederprofil):

  • Öffne das Profil eines Mitglieds.
  • Im Bereich Guthaben siehst du sofort den aktuellen Stand.
  • Klicke auf das Guthabenfeld, um direkt in die Teilansicht des Guthabens zu gelangen.
  • Dort siehst du alle Transaktionen im Detail – also sämtliche Aufladungen, Abbuchungen, Einzahlungen und Abgaben.
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In der Detailansicht des Guthabens kannst du genau nachvollziehen, wann und wofür Guthaben gebucht oder abgezogen wurde – ideal für Transparenz bei Mitgliedsanfragen.

3️⃣ Guthaben automatisch oder manuell aufladen​

Guthaben kann automatisch (z. B. über Mitgliedsbeiträge) oder manuell (z. B. über individuelle Buchungen) aufgeladen werden.

Option 1: Über Mitgliedsbeiträge (automatische Aufladung)​

Mitgliedsbeiträge laden Guthaben automatisch auf – regelmäßig oder durch selbstständige Buchung durch Mitglieder.

So geht’s:

  1. Öffne Finanzen → Mitgliedsbeiträge.
  2. Lege einen neuen Beitrag an.
  3. Trage das Guthaben ein, das beim Buchen gutgeschrieben werden soll.
  4. Aktiviere „Buchung durch Mitglieder“, wenn Mitglieder ihr Guthaben selbst aufladen dürfen.
  5. Stelle die Sichtbarkeit für Mitglieder ein, damit der Beitrag angezeigt wird.
  6. (Optional) Hinterlege DATEV-Konto und Gegenkonto, damit Buchungen automatisch richtig verbucht werden.
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Mehr Informationen zur DATEV-Integration findest du im Cannanas-Hilfeartikel „DATEV-Export“.

Option 2: Über individuelle Buchungen (manuelle Aufladung)​

Neben Mitgliedsbeiträgen kannst du Guthaben auch über individuelle Buchungen aufladen – z. B. für einmalige oder manuelle Korrekturen.

So geht’s:

  1. Öffne Finanzen → Buchungen.
  2. Klicke auf „Neue Buchung“.
  3. Wähle „Individuelle Buchung“.
  4. Wähle das Mitglied, dessen Guthaben aufgeladen werden soll.
  5. Füge eine Buchungsposition hinzu (z. B. Guthabenaufladung).
  6. Trage den Betrag bzw. das Guthaben ein, das gutgeschrieben werden soll.
  7. Sobald die Buchung als bezahlt markiert ist, wird das Guthaben automatisch gutgeschrieben.
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Wenn die automatische Rechnungsstellung aktiviert ist, wird eine Rechnung automatisch erstellt – andernfalls kannst du sie nachträglich manuell erzeugen.

4️⃣ Guthaben korrigieren​

Manchmal müssen Guthaben manuell angepasst werden. So gehst du vor, um einzelne Mitglieder oder mehrere Mitglieder gleichzeitig korrigieren zu können.

Einzelne Korrektur​

So geht’s:

  1. Öffne die Detailansicht des Mitglieds.
  2. Klicke oben auf Guthaben korrigieren.
  3. Gib einen positiven Betrag (Erhöhung) oder negativen Betrag (Verringerung) ein.
  4. Trage unter Notizen den Grund der Korrektur ein.
  5. Bestätige mit Speichern.

Mehrere Mitglieder korrigieren​

So geht’s:

  1. Gehe auf Finanzen → Guthaben.
  2. Klicke oben auf Guthaben korrigieren.
  3. Wähle mehrere Mitglieder aus.
  4. Gib den gewünschten Korrekturbetrag (positiv oder negativ) ein.
  5. Ergänze immer einen Grund für die Anpassung.
  6. Klicke auf Guthaben anpassen.
Korrekturen dokumentieren

Achte darauf, Korrekturen immer mit einem klaren Grund zu dokumentieren – das erleichtert spätere Nachvollziehbarkeit.

5️⃣ Guthaben bei Abgaben verwenden​

Mitglieder können ihr Guthaben beim Abholen von Produkten (z. B. Cannabis) direkt nutzen.

So geht’s:

  1. Öffne den Abgabescreen in Cannanas.
  2. Wähle das Mitglied aus.
  3. Prüfe das verfügbare Guthaben.
  4. Füge die gewünschten Produkte zum Warenkorb hinzu.
  5. Klicke auf Abgabe abschließen.
  6. Wähle als Zahlungsart Guthaben.
  7. Der Betrag wird automatisch vom Guthaben des Mitglieds abgezogen.
Zu wenig Guthaben

Falls das Guthaben nicht ausreicht, zeigt Cannanas eine Warnung an. Das Mitglied kann entweder Guthaben nachladen oder du reduzierst den Warenkorb. Alternativ kannst du auch eine andere Zahlungsmethode auswählen.

📤 Guthaben exportieren​

Du kannst das Guthaben deiner Mitglieder jederzeit als CSV-Datei exportieren – ideal für Berichte, Steuerzwecke oder den Datenimport in andere Systeme.

So geht’s:

  • Klicke in der Übersicht Finanzen → Guthaben oben rechts auf die drei Punkte (⋮).
  • Wähle Alle exportieren.
  • Entscheide, welches Format du exportieren möchtest:
    • Konten als CSV: Enthält eine übersichtliche Liste aller Guthabenkonten mit den zugehörigen Mitgliedern. Jede Zeile stellt ein Konto dar – perfekt für den schnellen Überblick.
    • Transaktionen als CSV: Beinhaltet alle Transaktionen der Guthaben, z. B. Einzahlungen, Abbuchungen und Korrekturen. Ideal für Steuerzwecke oder Datenmigrationen.

Alternativ kannst du auch nur bestimmte Guthabenkonten exportieren:

So geht’s:

  1. Markiere in der Tabelle einzelne Mitglieder oder Konten.
  2. Klicke oben auf Aktionen → Guthaben exportieren.
  3. Wähle das gewünschte Exportformat.
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Der Export als CSV eignet sich hervorragend für die Weiterverarbeitung in Tabellenkalkulationen wie Excel oder Google Sheets.

🔁 Zusammenfassung: Der Guthaben-Kreislauf​

Das Kontingent-Konto jedes Mitglieds verändert sich dynamisch – je nach Aufladung, Nutzung oder Korrektur.

  • Guthaben erhöht sich durch:

    • Mitgliedsbeiträge (regelmäßig oder einmalig)
    • Manuelle Aufladungen durch Mitglieder
    • Korrekturen (positive Beträge)

  • Guthaben verringert sich durch:

    • Abgaben (Zahlung mit Guthaben)
    • Korrekturen (negative Beträge)