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In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du das Finanzsystem in Cannanas einrichtest, erste Buchungen erstellst, Zahlungen bestätigst und wie Mitglieder ihre Buchungen sehen und begleichen können. So behältst du jederzeit den Überblick über die Finanzen deines Clubs und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

🚀 Einstieg in den Finanzbereich​

Zuerst machen wir uns mit dem Finanzbereich in Cannanas vertraut. Hier findest du alle wichtigen Funktionen rund um Buchungen, Zahlungen und Einstellungen.

So findest du den Finanzbereich:

  • Starte im Clubprofil von Cannanas.
  • Klicke im linken Menü auf Finanzen.
  • Jetzt siehst du alle bisherigen und offenen Buchungen. Beim ersten Mal ist die Liste noch leer.

⚙️ Finanzsystem einrichten​

Bevor du Buchungen erstellst, solltest du die wichtigsten Einstellungen für deinen Club hinterlegen. Damit läuft später alles automatisch und korrekt ab.

1. Bankverbindung hinterlegen

  • Gehe auf Einstellungen im Finanzbereich.
  • Trage unter Bankverbindung folgende Daten ein:
    • Empfängername (z. B. Name deines Clubs)
    • IBAN deines Clubkontos
    • BIC deiner Bank
  • Optional: Ergänze einen Hinweis für Mitglieder, z. B. Zahlungsfrist oder wichtige Infos zur Überweisung.
  • Optional: Füge einen eigenen Verwendungszweck hinzu, etwa „Bitte gib deine Mitgliedsnummer an“. (Wird sonst automatisch generiert.)
  • Optional: Trage die SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer ein, wenn du Lastschriften nutzen willst.
  • Optional: Ergänze Hinweise zum SEPA-Mandat (z. B. wann das Geld eingezogen wird).
  • Entscheide, ob du den SEPA-QR-Code anzeigen möchtest (empfohlen, das macht Überweisungen für Mitglieder leichter).
  • Klicke auf Speichern.

2. Rechnungsinformationen einstellen

  • Scrolle zu Rechnungsinformationen.
  • Hinterlege alle Informationen, die auf deinen Rechnungen stehen sollen.
  • Du kannst eine Musterrechnung ansehen, um das Ergebnis zu überprüfen.
  • Speichere deine Angaben.

3. Buchungseinstellungen anpassen

  • Wähle den Buchungstag für monatliche Beiträge aus (z. B. 1. oder 15. eines Monats).
  • Aktiviere oder deaktiviere, ob Buchungen nach einer bestimmten Frist automatisch als überfällig markiert werden.
  • Entscheide, ob Rechnungen automatisch erstellt werden sollen oder manuell (beides möglich).
  • Klicke erneut auf Speichern.

📝 Erste Buchung erstellen​

Jetzt kannst du die erste Buchung an ein oder mehrere Mitglieder senden.

So erstellst du eine neue Buchung:

  1. Klicke im Finanzbereich oben auf Buchung.
  2. Wähle ein oder mehrere Mitglieder aus, die die Buchung erhalten sollen.
  3. Wähle den passenden Mitgliedsbeitrag oder eine andere Beitragsart aus.
  4. Setze den Status der Buchung (Standard: „offen“).
  5. Überprüfe, ob alle notwendigen Adressdaten für die automatische Rechnungserstellung vorhanden sind. (Fehlen Daten, sprich das Mitglied vorher an.)
  6. Kontrolliere die Beträge und ggf. die Umsatzsteuer.
  7. Klicke auf Buchung erstellen.

Hinweis:
Fehlende Adressdaten können dazu führen, dass Rechnungen nicht vollständig sind.

👀 So sieht die Buchung beim Mitglied aus​

Mitglieder erhalten automatisch eine Benachrichtigung über die neue Buchung.

So sieht der Ablauf für Mitglieder aus:

  • Das Mitglied erhält eine E-Mail und ggf. eine Push-Nachricht in der App.
  • Im Dashboard werden offene Buchungen angezeigt.
  • Nach Klick auf die Buchung werden alle wichtigen Zahlungsinformationen angezeigt:
    • Empfängername, IBAN, BIC
    • Betrag, Verwendungszweck, individuelle Hinweise
    • Referenznummer und Buchungsdatum
    • Übersicht aller zu zahlenden Beträge

Zahlungsmöglichkeiten:

  • Alle Daten können klassisch in der Banking-App oder am Automaten eingegeben werden.
  • Besonders einfach: Der SEPA-QR-Code kann direkt mit einer Banking-App gescannt werden – die Überweisung wird automatisch mit allen korrekten Daten vorbereitet.

Hinweis:
Die Zahlungsbestätigung kommt erst, wenn das Geld eingegangen ist und im System bestätigt wurde.

✅ Zahlungen bestätigen​

Sobald Mitglieder bezahlt haben, kannst du die Buchungen schnell und einfach als bezahlt markieren.

So bestätigst du Zahlungen:

  • Öffne den Finanzbereich und suche die offene Buchung.
  • Klicke auf die Buchung und wähle Als bezahlt markieren.
  • Alternativ kannst du mehrere Buchungen gleichzeitig markieren, wenn z. B. mehrere Zahlungen eingegangen sind.
  • Bestätige die Auswahl.

Praktisch bei vielen Mitgliedern:
Du kannst mehrere Zahlungen gleichzeitig bestätigen und nach Mitgliedern oder offenen Beträgen filtern.

📥 Kontoauszug importieren & Zahlungen abgleichen​

Um viele Zahlungen schnell zuzuordnen, nutze die Importfunktion für Kontoauszüge.

So funktioniert der Import:

  1. Klicke oben auf Kontoauszug importieren.
  2. Wähle die Bank und das passende Import-Format aus (z. B. CSV oder gängige Bankenformate).
  3. Lade deinen aktuellen Kontoauszug hoch.
  4. Das System gleicht automatisch alle Zahlungen mit offenen Buchungen ab.
  5. Exakte Übereinstimmungen werden dir angezeigt – diese kannst du direkt gesammelt als bezahlt markieren.
  6. Bei Abweichungen (z. B. falscher Betrag) prüfe den Eintrag und kontaktiere das Mitglied bei Bedarf.

Tipp:
Mit dem Import sparst du Zeit und musst nicht jede Buchung einzeln bestätigen.

🎉 Fertig! Finanzsystem erfolgreich eingerichtet​

Du hast nun alle wichtigen Schritte erledigt:

  • Finanzdaten und Einstellungen hinterlegt
  • Erste Buchung erstellt und verschickt
  • Mitglieder informiert und Zahlungen bestätigt
  • Kontoauszug-Import genutzt, um Prozesse zu beschleunigen