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SEPA Lastschrift

SEPA Lastschrift
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SEPA Lastschrift
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Mit der SEPA-Lastschrift-Funktion in Cannanas kannst Du Mitgliedsbeiträge und andere Zahlungen bequem und automatisiert von den Konten Deiner Mitglieder einziehen. Diese Anleitung zeigt Dir Schritt für Schritt, wie Du SEPA-Lastschrift einrichtest, für die Registrierung aktivierst, Buchungen erstellst und am Ende die nötigen Dateien für Deine Bank exportierst.

⚙️ Vorbereitung: SEPA-Lastschrift in den Einstellungen aktivieren​

Im ersten Schritt richtest Du die SEPA-Lastschrift als Zahlungsmethode ein und hinterlegst alle nötigen Informationen.

So gehst Du vor:

  1. Gehe ins Clubprofil: Starte in Deinem Clubprofil in Cannanas.

  2. Navigiere zum Finanzbereich: Klicke links auf Finanzen.

  3. Öffne die Einstellungen: Klicke rechts oben auf Einstellungen.

  4. Zahlungsmethode Lastschrift auswählen: Ganz oben findest Du den Bereich Zahlungsmethoden. Klicke auf Lastschrift, um sie zu öffnen.

  5. SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer eintragen:

    • Trage Deine von der Deutschen Bundesbank vergebene SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer ein.
    • Diese Nummer ist zwingend notwendig, um Lastschriften einziehen zu können.
    • Nach Eintrag die Einstellungen speichern.

  6. Hinweise für Mitglieder hinterlegen (optional):

    • Du kannst einen kurzen Hinweistext verfassen, der bei Zahlungen und E-Mails angezeigt wird.
    • Beispiel: „Wir ziehen Deinen Beitrag wie gewohnt monatlich ein, danach wird Dein Guthaben freigeschaltet.“

  7. Hinweise zum SEPA-Mandat ergänzen (optional):

    • Dieser Hinweis wird angezeigt, wenn Mitglieder ein SEPA-Lastschriftmandat abschließen.
    • Erkläre hier kurz, wie der Einzug bei euch abläuft und was die Mitglieder wissen sollten.

📝 SEPA-Lastschrift im Registrierungsprozess aktivieren​

Jetzt kannst Du festlegen, dass neue Mitglieder direkt bei der Registrierung ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen.

So stellst Du es ein:

  1. Zu den Einstellungen wechseln: Klicke im Hauptmenü links auf Einstellungen.

  2. Bereich „Registrierung“ öffnen: Wähle oben Registrierung aus.

  3. Registrierungsformular bearbeiten: Klicke im Bereich Registrierungsformular auf den entsprechenden Abschnitt.

  4. SEPA-Lastschriftmandat aktivieren:

    • Scrolle nach unten bis zum Punkt SEPA-Lastschriftmandat aktivieren und aktiviere die Funktion.
    • Das ist erst möglich, nachdem die Gläubiger-Identifikationsnummer eingetragen wurde.

  5. (Optional) Lastschriftmandat verpflichtend machen:

    • Du kannst einstellen, ob das SEPA-Mandat verpflichtend für die Registrierung sein soll.
    • Mitglieder müssen dann zwingend ein SEPA-Mandat erteilen, um den Registrierungsprozess abzuschließen.
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Wenn Du das Mandat nicht verpflichtend machst, können Mitglieder auch andere Zahlungsmethoden wählen, sofern Du diese anbietest (z. B. Überweisung oder Barzahlung).

💸 Mitgliedsbeiträge: SEPA-Lastschrift für regelmäßige Buchungen einrichten​

Du kannst festlegen, dass bestimmte Mitgliedsbeiträge immer per SEPA-Lastschrift eingezogen werden.

So funktioniert’s:

  1. Gehe zum Bereich „Mitgliedsbeiträge“: Klicke oben im Finanzbereich auf Mitgliedsbeiträge.

  2. Mitgliedsbeitrag bearbeiten: Wähle einen bestehenden Beitrag aus (z. B. „Basismitgliedschaft“) und klicke auf Bearbeiten.

  3. Automatische Buchung einrichten (optional):

    • Stelle sicher, dass automatische Buchungen aktiviert sind, damit der Beitrag regelmäßig (z. B. monatlich) gebucht wird.

  4. Beitrag durch den Club einziehen lassen:

    • Aktiviere unten die Option Beitrag wird durch den Club eingezogen.
    • Mitglieder mit SEPA-Mandat erhalten diesen Beitrag automatisch als Lastschrift-Buchung.
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Mitglieder ohne SEPA-Mandat erhalten alternativ die anderen von Dir eingerichteten Zahlungsmethoden angezeigt.

🧾 Einzelne Buchungen mit SEPA-Lastschrift erstellen​

Neben den regelmäßigen Buchungen kannst Du auch einzelne Buchungen manuell mit SEPA-Lastschrift anlegen.

Und so geht’s:

  1. Klicke auf „Buchungen“: Gehe im Finanzbereich auf Buchungen.

  2. Neue Buchung erstellen: Klicke auf Neue Buchung.

  3. Mitglied auswählen: Suche und wähle das gewünschte Mitglied aus.

  4. Mitgliedsbeitrag auswählen: Wähle einen Beitrag aus der Liste aus.

  5. SEPA-Lastschrift aktivieren: Unten findest Du wieder die Option Beitrag wird durch den Club eingezogen – aktiviere diese.

  6. Buchung anlegen: Erstelle die Buchung. Das Mitglied erhält automatisch eine Benachrichtigung und sieht im Dashboard, dass der Beitrag per Lastschrift eingezogen wird.

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Mitglieder ohne gültiges SEPA-Mandat können nicht per Lastschrift abgerechnet werden. Ihnen wird dann die Überweisung oder eine andere Zahlungsmethode angeboten.

📤 SEPA-Lastschrift-Buchungen für den Bankeinzug exportieren​

Nach dem Anlegen der Buchungen kannst Du alle offenen SEPA-Lastschrift-Buchungen als XML-Datei für Deine Bank exportieren. Dafür gibt es zwei Wege: den SEPA-Export-Dialog für den regelmäßigen Monatsexport und den manuellen Export über die Tabellenauswahl für individuelle Buchungen.

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Cannanas erstellt nur die SEPA-XML-Datei – der tatsächliche Einzug erfolgt erst, wenn Du diese Datei anschließend bei Deiner Bank hochlädst.

SEPA-Export über den Export-Dialog​

Der schnellste Weg für den regelmäßigen Bankeinzug – z. B. einmal im Monat alle anstehenden Lastschriften exportieren.

So funktioniert's:

  1. Zur Buchungsübersicht navigieren: Gehe zu Finanzen und klicke oben in der Navigation auf Buchungen.

  2. SEPA-Export öffnen: Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) und wähle SEPA-Export.

  3. Zeitraum auswählen: Wähle aus, welche Buchungen exportiert werden sollen:

    • Aktueller Monat – alle neuen Buchungen, die für diesen Monat anstehen.
    • Letzter Monat – alle Buchungen aus dem Vormonat.
    • Individueller Zeitraum – ein frei wählbarer Datumsbereich.

  4. Fälligkeitsdatum festlegen: Lege fest, wann die Lastschriften eingezogen werden sollen. Dieses Datum wird in die SEPA-XML-Datei übernommen.

    hinweis

    Manche Banken überschreiben das Fälligkeitsdatum, wenn es auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt. Der Einzug erfolgt dann am nächsten Geschäftstag.

  5. Weitere Optionen konfigurieren:

    • Überfällige Buchungen einschließen: Standardmäßig werden überfällige Buchungen nicht mit exportiert, da sie möglicherweise bereits eingezogen wurden. Du kannst diese Option aktivieren, solltest aber sicherstellen, dass die Buchungen nicht doppelt eingezogen werden.
    • Ausländische IBANs ignorieren: Manche Banken haben Probleme mit ausländischen IBANs. Aktiviere diese Option, um nur inländische IBANs zu berücksichtigen.

  6. Export starten: Klicke auf Exportieren. Die SEPA-XML-Datei wird heruntergeladen und enthält automatisch alle offenen Buchungen im gewählten Zeitraum, bei denen die Zahlungsmethode Lastschrift hinterlegt ist.

Manueller Export über die Tabellenauswahl​

Alternativ kannst Du einzelne Buchungen gezielt aus der Tabelle heraus exportieren – praktisch für individuelle oder nachträgliche Exporte.

  1. Buchungen filtern: Nutze die Suchfunktion oder die Spaltenfilter, um die gewünschten Buchungen zu finden. Jede Spalte in der Tabelle kann individuell gefiltert werden.

  2. Buchungen auswählen: Setze einen Haken bei allen Buchungen, die Du exportieren möchtest.

  3. Export starten: Klicke oben auf Aktion und dann auf Exportieren.

  4. Exportformat wählen:

    • Wähle SEPA XML (PAIN) (Standardformat, das die meisten Banken unterstützen).
    • Für manche Banken gibt es spezielle Formate (z. B. Sparkasse, Volksbank, Raiffeisenbank).

  5. Export herunterladen: Klicke auf Export starten. Die Datei wird heruntergeladen und kann bei Deiner Bank hochgeladen werden.

🏦 SEPA-Datei bei Deiner Bank hochladen​

Nachdem Du die SEPA-XML-Datei (auch SEPA-PAIN-Datei genannt) exportiert hast, musst Du diese selbst bei Deiner Bank hochladen, um den Einzug auszulösen. Cannanas übermittelt die Datei nicht automatisch an die Bank.

So gehst Du vor:

  1. Banking-Portal aufrufen: Logge Dich in das Online-Banking oder Banking-Interface Deiner Bank ein.

  2. Upload-Bereich finden: Jede Bank bietet dafür unterschiedliche Menüpunkte an. Zu den gängigen Begriffen gehören:

    • SEPA-Lastschriften einreichen
    • Datei-Upload / Datei-Übergabe
    • Sammelaufträge / EBICS
    • Zahlungsverkehr

  3. SEPA-XML-Datei hochladen: Lade die exportierte Datei hoch und überprüfe die Angaben.

  4. Einzug starten: Nach erfolgreichem Upload zieht die Bank die offenen Beiträge automatisch von den Konten Deiner Mitglieder ein.

tipp

Die Benutzeroberflächen und Menübezeichnungen unterscheiden sich von Bank zu Bank. Konsultiere am besten die Hilfeseiten Deiner Bank, frage den Banksupport oder Deine Bankberaterin bzw. Deinen Bankberater, wo genau Du SEPA-XML-Dateien hochladen kannst.

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Nach dem erfolgreichen Einzug kannst Du in Cannanas bestätigen, dass das Geld eingegangen ist. Das Guthaben oder Kontingent des Mitglieds wird daraufhin automatisch freigeschaltet.

🔄 Rücklastschriften​

Es kann vorkommen, dass eine Lastschrift von der Bank des Mitglieds zurückgebucht wird – das nennt man eine Rücklastschrift. Der eingezogene Betrag wird dann wieder auf das Konto des Mitglieds gutgeschrieben und Dein Club erhält das Geld nicht.

Häufige Gründe für Rücklastschriften​

  • Falsche IBAN oder falscher BIC – Das Mitglied hat fehlerhafte Bankdaten im SEPA-Mandat hinterlegt.
  • Konto nicht gedeckt – Zum Zeitpunkt des Einzugs war nicht genügend Guthaben auf dem Konto des Mitglieds.
  • Konto erloschen oder geschlossen – Das angegebene Konto existiert nicht mehr.
  • Widerspruch des Mitglieds – Das Mitglied hat der Lastschrift bei seiner Bank widersprochen (bei der Basislastschrift innerhalb von 8 Wochen möglich).
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Den genauen Rückgabegrund kannst Du in der Regel im Verwendungszweck der Rückbuchung oder direkt im Banking-Portal Deiner Bank einsehen.

Empfohlenes Vorgehen​

  1. Mitglied kontaktieren – Informiere das betroffene Mitglied über die fehlgeschlagene Lastschrift und kläre die Ursache.
  2. Bankdaten prüfen – Bei fehlerhafter IBAN oder BIC: Bitte das Mitglied, seine Bankdaten in Cannanas zu korrigieren oder ein neues SEPA-Mandat zu erteilen.
  3. Buchung erneut anlegen – Erstelle eine neue Buchung für den offenen Betrag und exportiere diese erneut als SEPA-XML-Datei für Deine Bank.

Rücklastschriftgebühren dem Mitglied in Rechnung stellen​

Banken berechnen in der Regel Gebühren für Rücklastschriften. Falls Dein Club diese Kosten an das Mitglied weitergibt, gibt es dafür in Cannanas zwei Möglichkeiten:

Option 1: Fester Mitgliedsbeitrag für Rücklastschriftgebühren

Lege einen eigenen Mitgliedsbeitrag mit dem Titel „Rücklastschriftgebühr" und einem festen Betrag an (z. B. 5,00 €). Bei einer Rücklastschrift buchst Du diesen Beitrag einfach für das betroffene Mitglied. Das ist die schnellste Variante, wenn Dein Club immer denselben Betrag berechnet.

Option 2: Individuelle Buchung mit flexiblem Betrag

Wenn die Gebühr je nach Fall unterschiedlich hoch ist, erstelle eine individuelle Buchung. Dort kannst Du als Produktname „Rücklastschriftgebühr" angeben und den genauen Betrag frei festlegen. So lässt sich jeder Fall einzeln abrechnen.

tipp

Nicht jeder Club erhebt Rücklastschriftgebühren. Ob und in welcher Höhe Du diese weiterberechnest, sollte in der Vereinssatzung oder der Beitragsordnung Deines Clubs geregelt sein.

ℹ️ Basislastschrift vs. Firmenlastschrift​

Im SEPA-Zahlungsverkehr wird zwischen zwei Lastschriftverfahren unterschieden: der Basislastschrift (SDD Core) und der Firmenlastschrift (SDD B2B). Beide nutzen dasselbe XML-Format (pain.008), unterscheiden sich aber in ihren rechtlichen Rahmenbedingungen und Einsatzgebieten.

Basislastschrift (SDD Core)​

Die Basislastschrift ist das Standardverfahren und kann von allen Bankkunden genutzt werden – Privatpersonen, Vereine und Unternehmen gleichermaßen. Das Verfahren schützt vor allem den Zahler:

  • Widerspruchsrecht: Der Zahler kann einer autorisierten Lastschrift innerhalb von 8 Wochen nach Kontobelastung widersprechen – ohne Angabe von Gründen. Bei nicht autorisierten Lastschriften besteht sogar ein Rückgaberecht von 13 Monaten.
  • Vorlauffristen: Erstlastschriften benötigen bis zu 5 Bankarbeitstage Vorlauf, Folgelastschriften mindestens 2 Bankarbeitstage.
  • Mandat: Das Mandat wird zwischen Zahler und Zahlungsempfänger geschlossen und muss nicht bei der Bank hinterlegt werden.

Firmenlastschrift (SDD B2B)​

Die Firmenlastschrift ist ausschließlich für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen vorgesehen. Privatpersonen und Verbraucher können an diesem Verfahren nicht teilnehmen. Es bevorzugt den Zahlungsempfänger:

  • Kein Widerspruchsrecht: Einmal eingelöste Lastschriften können vom Zahler nicht mehr zurückgegeben werden.
  • Vorlauffristen: Nur 1 Bankarbeitstag Vorlauf – sowohl für Erst- als auch Folgelastschriften.
  • Mandat: Das Mandat muss vorab bei der Bank des Zahlungspflichtigen hinterlegt und von dieser geprüft werden, bevor eine Lastschrift eingelöst wird.
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Cannanas verwendet die Basislastschrift (SDD Core), da Cannabis Social Clubs in der Regel Mitgliedsbeiträge von Privatpersonen einziehen. Die Firmenlastschrift ist für diesen Anwendungsfall nicht vorgesehen und wird von Cannanas nicht unterstützt.

ℹ️ Einzellastschriften vs. Sammellastschriften​

Cannanas erstellt die SEPA-XML-Dateien standardmäßig mit der Einstellung Einzellastschriften. Dadurch können Zahlungen später individuell zugeordnet und abgeglichen werden und vereinfachen die Buchhaltung. Manche Banken ignorieren dieses Feld jedoch und stellen Einzüge automatisch auf Sammellastschrift um. Falls Du möchtest, dass Deine Lastschriften einzeln gebucht werden, muss dies evtl. vorab bei Deiner Bank entsprechend eingestellt werden.

Der Hintergrund: Im SEPA-Zahlungsverkehr gibt es Datenschutzabwägungen – beispielsweise bei Gehaltszahlungen, wo Sammelbuchungen genutzt werden, damit die Buchhaltung nicht die einzelnen Gehälter der Mitarbeitenden sieht.

Siehe auch​