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DATEV-Export

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du die DATEV-Export-Funktion in Cannanas korrekt einrichtest und nutzt. Diese Anleitung richtet sich an Vorstände, Buchhaltungs-Verantwortliche oder Administrator:innen eines Cannabis Social Clubs in Deutschland. Du wirst lernen, alle nötigen Einstellungen gemeinsam mit Deiner Steuerberatung vorzunehmen, sodass Deine Finanzdaten monatlich sicher und korrekt im DATEV-Format an die Steuerberatung übermittelt werden können.

📝 Vorbereitung: Wichtige Informationen sammeln

Bevor Du mit der Einrichtung beginnst, solltest Du ein paar Vorbereitungen treffen. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Informationen und Voraussetzungen zusammengefasst, die Du bereithalten solltest:

  • DATEV-Beraternummer und Mandantennummer: Besorge Dir von Deiner Steuerberatung die Beraternummer (Kennziffer der Steuerkanzlei im DATEV-System) und die Mandantennummer (individuelle Nummer für Euren Verein als Mandant im DATEV-System). Beide Nummern werden später in Cannanas eingetragen, damit Eure Export-Dateien eindeutig zugeordnet werden können.
  • Sachkontenrahmen (SKR): Kläre mit der Steuerberatung, welchen Sachkontenrahmen Euer Club verwenden soll (z.B. SKR 03, SKR 04 oder einen speziell für Vereine wie SKR 42). Dein:e Steuerberater:in kann Dir sagen, welcher Kontenrahmen für Euch passt.
  • Sachkontenlänge: Erkundige Dich, wie viele Stellen die Kontonummern haben sollen. Üblich sind 4-stellige Kontonummern (z.B. "4400" für Erlöse ink. 19 % USt) – in manchen Fällen werden aber 5- oder 6-stellige Nummern verwendet, um detailliertere Unterkonten abzubilden.
  • Zugeordnete Konten für Beiträge und Produkte: Notiere Dir, welche Konten Eure Steuerberatung für Mitgliedsbeiträge und Produktverkäufe vorgesehen hat. Zum Beispiel könnte es ein Konto für Mitgliedsbeiträge (Erlös aus Beiträgen) und je ein Konto für verschiedene Produktkategorien (z.B. Cannabis-Blüten, Vermehrungsmaterial) geben. Diese Konten wirst Du in Cannanas hinterlegen, damit jede Buchung automatisch auf das richtige Konto gebucht wird.

⚙️ Grundeinstellungen für den DATEV-Export konfigurieren

Nun geht es an die Konfiguration der DATEV-Export-Funktion in Cannanas. Hier stellst Du die Basisdaten ein, damit der Export korrekt funktioniert. Gehe dazu wie folgt vor:

  1. Einstellungen öffnen: Navigiere zum Bereich Finanzen / Einstellungen / DATEV Einstellungen.
  2. Mandantennummer eintragen: Gib im Feld Mandantennummer die von der Steuerberatung erhaltene Nummer ein. Achte darauf, die exakte Nummer zu verwenden, damit Euer Verein in den DATEV-Daten eindeutig identifizierbar ist. Wenn Du die Nummer nicht angibst, wird "1" als Standard verwendet.
  3. Beraternummer eintragen: Trage im Feld Beraternummer die entsprechende Nummer Eurer Steuerkanzlei ein. Diese stellt sicher, dass die exportierten Daten Eurer Steuerberatung zugeordnet werden können. Wenn du die Nummer nicht angibst, wird "1001" als Standard verwendet.
  4. Sachkontenrahmen auswählen: Wähle den passenden Sachkontenrahmen (SKR) aus der Drop-down-Liste aus. Standardmäßig ist SKR 04 voreingestellt, was für die meisten Cannabis Social Clubs in Deutschland passend ist. Falls Eure Steuerberatung einen anderen SKR benutzt (z.B. SKR 03 oder SKR 42), wähle diesen aus.
  5. Sachkontenlänge festlegen: Gib an, wie viele Stellen Eure Kontonummern haben. Wenn Ihr z.B. mit vierstelligen Konten arbeitet (Standard bei SKR 04), trage "4" ein. Bei fünf- oder sechsstelligen Konten entsprechend "5" oder "6" eingeben. Diese Einstellung sorgt dafür, dass Cannanas die Kontonummern im Export in der richtigen Stellenanzahl ausgibt.
  6. Standardkonten prüfen: Hinterlege ein Standard-Konto und ein Standard-Gegenkonto, die Cannanas verwendet, wenn bei Mitgliedsbeiträgen oder Produkten keine spezifischen Konten hinterlegt wurden. Wähle dabei Konten, die Deine Steuerberatung bevorzugt, oder nutze Konten, die deiner Steuerberatung signalisieren, dass hier noch eine manuelle Zuordnung erfolgen muss. Standardmäßig ist das Konto "1" für Konto und "2" für Gegenkonto voreingestellt. Diese Konten sollten nicht für tatsächliche Buchungen verwendet werden, sondern nur als Platzhalter dienen, bis die korrekten Konten hinterlegt sind.
  7. Soll-/Haben-Kennzeichen festlegen: Standardmäßig nutzt Cannanas das Soll-Kennzeichen. Falls Deine Steuerberatung stattdessen das Haben-Kennzeichen bevorzugt, kannst Du dies in den Grundeinstellungen entsprechend umstellen. Sprich Dich hierzu mit Deiner Steuerberatung ab und passe die Konten und Gegenkonten gegebenenfalls an.
  8. Spezielle Formatierungen: Falls deine Steuerberatung spezielle Anforderungen an die Formatierung der Exportdatei hat (z.B. andere Formatierungen für das Belegdatum oder den Buchungstext), kannst du diese hier anpassen. In den meisten Fällen sind die Standardformate jedoch ausreichend.
  9. Einstellungen speichern: Klicke auf Speichern, um die eingetragenen Daten zu sichern. Die Grundeinstellungen für den DATEV-Export sind damit abgeschlossen.

🗂️ Konten für Mitgliedsbeiträge und Produkte zuordnen

Nachdem die Grundeinstellungen stehen, musst Du festlegen, auf welche Sachkonten die verschiedenen Geschäftsvorfälle (Mitgliedsbeiträge, Cannabis-Ausgabe, etc.) gebucht werden. Cannanas ermöglicht es, jedem Produkt und jedem Mitgliedsbeitrag ein Buchhaltungskonto zuzuweisen, sodass alle Transaktionen automatisch richtig verbucht werden. Gehe dabei wie folgt vor:

  1. Mitgliedsbeiträge kontieren: Gehe im Cannanas-Menü zum Bereich Finanzen / Mitgliedsbeiträge. Falls Ihr verschiedene Beitragstypen habt (z.B. monatlicher Mitgliedsbeitrag, Aufnahmegebühr, Förderbeitrag), bearbeite jeden dieser Beiträge. Suche in den Einstellungen des Beitrags nach dem Feld Konto oder Gegenkonto. Trage dort das Konto ein, das Eure Steuerberatung für Mitgliedsbeiträge vorgesehen hat (z.B. Konto 4000 Echte Mitgliedsbeiträge im SKR 42). Speichere die Einstellung für jeden Beitrags-Typ.
  2. Produkte kontieren: Wechsle zum Bereich Inventar. Für jedes Produkt, das du an deine Mitglieder abgibst solltest Du das passende Konto und Gegenkonto hinterlegen. Gib die Kontonummer ein, die mit der Steuerberatung für diese Produktart abgestimmt ist. Beispielsweise könnte Cannabis-Ausgabe auf ein Konto 4400 Erlöse 19 % USt oder ähnliches gebucht werden, Vermehrungsmaterial auf ein anderes Erlöskonto usw. (Tipp: Wenn Ihr unsicher seid, fragt die Steuerberatung, welches Konto für welche Art von Erlös genutzt werden soll.)
  3. Beitrags- und Produktnamen beachten: Bei der Zuordnung der Konten wird oft auch der Buchungstext pro Vorgang ausgewertet. Achte darauf, dass in Cannanas jeder Mitgliedsbeitrag und jedes Produkt mit einem aussagekräftigen Buchungstext erfasst wird (z.B. "Basismitgliedschaft" oder "5g Sorte XYZ"). Diese Texte werden in den Export übernommen und helfen der Steuerberatung, die Buchungen nachzuvollziehen.

📧 Automatischen E-Mail-Versand einrichten

Cannanas bietet die praktische Möglichkeit, die Buchungsdaten automatisch per E-Mail an Deine Steuerberatung zu senden. So musst Du nicht jeden Monat manuell die Datei weiterleiten. Um den automatischen Versand einzurichten, gehe folgendermaßen vor:

  1. E-Mail-Funktion aktivieren: In den DATEV-Export-Einstellungen von Cannanas findest Du eine Option "Automatischer monatlicher Export". Aktiviere diese Funktion, wenn Du möchtest, dass Cannanas die Exportdatei regelmäßig versendet.
  2. E-Mail-Adressen hinterlegen: Gib die E-Mail-Adresse Deiner Steuerberater:in in das entsprechende Feld ein. Prüfe die Adresse sehr sorgfältig – ein Tippfehler könnte dazu führen, dass vertrauliche Finanzdaten an die falsche Stelle gesendet werden.
  3. Versandintervall einstellen: Standardmäßig wird Cannanas den Export zum Monatsanfang versenden (z.B. am 1. des Monats wird der Vormonat exportiert). Wähle einen Tag, der für Euch sinnvoll ist, falls Du einen anderen Rhythmus bevorzugst. Achte darauf, dass der Versandzeitpunkt mit den Arbeitsabläufen Deiner Steuerberatung harmoniert.
  4. Speichern: Speichere die Einstellungen zum E-Mail-Versand. Ab jetzt sollte Cannanas automatisch die Buchungsdaten im DATEV-Format an Euren Steuerberater bzw. Eure Steuerberaterin schicken, ohne dass Du jeden Monat daran denken musst.

📆 DATEV-Export durchführen (monatlicher Ablauf)

Sobald alles eingerichtet ist, läuft der monatliche DATEV-Export weitgehend automatisch ab. Dennoch ist es wichtig zu wissen, was dabei passiert und wie Du den Prozess bei Bedarf manuell anstoßen kannst. Hier ein Überblick über den typischen Ablauf:

  1. Buchungen laufend pflegen: Während des Monats erfasst Ihr alle relevanten Buchungen in Cannanas – Mitgliedsbeiträge, Zahlungen, Cannabis-Ausgaben etc. Achte darauf, dass zum Monatsende alle Buchungen vollständig und korrekt erfasst sind. Nur dann spiegelt der Export auch alle Vorgänge wider.
  2. Monatsabschluss vorbereiten: Zum Ende des Monats (bzw. ganz früh im neuen Monat) überprüfst Du, ob alle Buchungen des Vormonats eingegeben sind. Korrigiere eventuelle Fehler oder füge Nachzügler hinzu, damit der Export nicht unvollständig ist.
  3. Automatischer Export am Monatsanfang: Falls der automatische E-Mail-Versand aktiviert ist, wird Cannanas nun zum definierten Zeitpunkt die Export-Datei erstellen und an die hinterlegte E-Mail-Adresse versenden. Du erhältst ggf. eine Bestätigung oder Kopie. Deine Steuerberatung importiert die Daten anschließend in ihr DATEV-System und führt den Monatsabschluss durch.
  4. Manueller Export (bei Bedarf): Wenn Ihr den automatischen Versand nicht nutzt oder zwischendurch eine Kontrolle/erneuten Export machen wollt, kannst Du den Export manuell anstoßen. Gehe dazu in Cannanas auf Finanzen / Buchungen / DATEV-Export. Wähle den gewünschten Zeitraum aus (z.B. 01.05.2025 – 31.05.2025 für den Mai 2025) und klicke auf Exportieren. Cannanas wird daraufhin eine Datei (im CSV-Format mit DATEV-spezifischem Aufbau) zum Download anbieten. Diese Datei kannst Du dann an die Steuerberatung schicken.
  5. Rückmeldungen beachten: Nachdem die Steuerberatung die Daten erhalten hat, achte auf Rückfragen. Falls z.B. ein Konto fehlt oder ein Buchungstext unklar ist, könnt Ihr die Einstellungen in Cannanas entsprechend nachjustieren und den Export erneut erstellen. Mit der Zeit wird sich ein eingespielter Ablauf entwickeln.

🎉 Fertig! DATEV Export erfolgreich eingerichtet

Du hast die DATEV-Export-Funktion in Cannanas erfolgreich eingerichtet! Dein Cannabis Social Club ist nun buchhalterisch bestens aufgestellt. Alle relevanten Finanzdaten werden strukturiert erfasst und können jeden Monat effizient und sicher an die Steuerberatung übergeben werden. So bleibt Eure Buchhaltung stets transparent und aktuell.

Denke daran, die Kontenpflege und Einstellungen bei Veränderungen (neue Produkte, geänderte Beiträge, Wechsel der Steuerberaterung etc.) entsprechend anzupassen.