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Das Kontingent-System in Cannanas

In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du das Kontingent-System in Cannanas nutzt. Du lernst, wie du Kontingente für Cannabis, Stecklinge und Samen auflädst, korrigierst, automatisch anpasst, bei Abgaben verwendest und exportierst.

1️⃣ Überblick über das Kontingent-System​

Jedes Mitglied in Cannanas hat ein individuelles Kontingent-Konto, das angibt, wie viel Cannabis, Stecklinge und Samen aktuell zur Verfügung stehen. Diese Kontingent-Konten funktionieren genauso wie Guthaben-Konten – sie können aufgeladen, verbraucht und korrigiert werden.

So geht’s:

  • Gehe in der Seitenleiste auf Finanzen → Kontingente.
  • Hier siehst du:
    • das aktuelle Kontingent aller Mitglieder, getrennt nach Cannabis, Stecklingen und Samen,
    • die letzten Aufladungen und Abbuchungen,
    • sowie die Gesamtmenge, die im Club aktuell verfügbar ist.
  • Du kannst die Tabelle filtern, sortieren oder nach Mitgliedern suchen, um gezielt Einträge zu finden.
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Nutze die Such- und Filterfunktionen, um schnell Mitglieder mit ihrem Kontingent zu finden.

2️⃣ Kontingente einzelner Mitglieder prüfen​

Wie beim Guthaben kannst du dir die Kontingente jedes Mitglieds im Detail ansehen – entweder über die Hauptübersicht oder direkt über das Mitgliederprofil.

So geht’s (Variante 1 – über die Kontingentübersicht):

  • Klicke in der Tabelle unter Finanzen → Kontingente auf das gewünschte Mitglied.
  • Du siehst:
    • den Namen und die Mitgliedsnummer,
    • das aktuell verfügbare Kontingent,
    • sowie alle Transaktionen (Aufladungen, Abbuchungen und Korrekturen).
  • Unter Statistiken findest du eine monatliche Übersicht über die Kontingententwicklung.

So geht’s (Variante 2 – über das Mitgliederprofil):

  • Öffne das Profil eines Mitglieds.
  • Im Bereich Kontingente siehst du sofort den aktuellen Stand.
  • Klicke auf das Kontingentfeld, um direkt in die Teilansicht des Kontingents zu gelangen.
  • Dort siehst du alle Transaktionen im Detail – also sämtliche Aufladungen, Abbuchungen, Einzahlungen und Abgaben.
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In der Detailansicht des Kontingents kannst du genau nachvollziehen, wann und wofür Kontingente gebucht oder abgezogen wurde – ideal für Transparenz bei Mitgliedsanfragen.

3️⃣ Kontingente automatisch oder manuell aufladen​

Kontingente können automatisch (z. B. über Mitgliedsbeiträge) oder manuell (z. B. über individuelle Buchungen) aufgeladen werden.

Option 1: Über Mitgliedsbeiträge (automatische Aufladung)​

Mitgliedsbeiträge laden Kontingente automatisch auf – regelmäßig oder durch selbstständige Buchung durch Mitglieder.

So geht’s:

  1. Öffne Finanzen → Mitgliedsbeiträge.
  2. Lege einen neuen Beitrag an.
  3. Wähle, welches Kontingent (z. B. Cannabis) aufgeladen werden soll.
  4. Trage die Menge ein, die beim Buchen gutgeschrieben werden soll.
  5. Aktiviere „Buchung durch Mitglieder“, wenn Mitglieder ihr Kontingent selbst aufladen dürfen.
  6. Stelle die Sichtbarkeit für Mitglieder ein, damit der Beitrag angezeigt wird.
  7. (Optional) Hinterlege DATEV-Konto und Gegenkonto, damit Buchungen automatisch richtig verbucht werden.
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Mehr Informationen zur DATEV-Integration findest du im Cannanas-Hilfeartikel „DATEV-Export“.

Option 2: Über individuelle Buchungen (manuelle Aufladung)​

Neben Mitgliedsbeiträgen kannst du Kontingente auch über individuelle Buchungen aufladen – z. B. für einmalige oder manuelle Korrekturen.

So geht’s:

  1. Öffne Finanzen → Buchungen.
  2. Klicke auf „Neue Buchung“.
  3. Wähle „Individuelle Buchung“.
  4. Wähle das Mitglied, dessen Kontingent aufgeladen werden soll.
  5. Füge eine Buchungsposition hinzu (z. B. Kontingentaufladung).
  6. Trage den Betrag bzw. das Guthaben ein, das gutgeschrieben werden soll.
  7. Sobald die Buchung als bezahlt markiert ist, wird das Guthaben automatisch gutgeschrieben.
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Wenn die automatische Rechnungsstellung aktiviert ist, wird eine Rechnung automatisch erstellt – andernfalls kannst du sie nachträglich manuell erzeugen.

4️⃣ Kontingente korrigieren​

Manchmal müssen Kontingente manuell angepasst werden. So gehst du vor, um einzelne Mitglieder oder mehrere Mitglieder gleichzeitig korrigieren zu können.

Einzelne Korrektur​

So geht’s:

  1. Öffne die Detailansicht des Mitglieds.
  2. Klicke oben auf Kontingent korrigieren.
  3. Gib einen positiven Wert (Erhöhung / Aufladung) oder negativen Wert (Verringerung / Abbuchung) ein.
  4. Wähle den Kontingenttyp (Cannabis, Stecklinge oder Samen).
  5. Füge unter Notizen den Grund der Korrektur hinzu (z. B. „Fehlerhafte Buchung angepasst“).
  6. Bestätige mit Speichern.

Mehrere Mitglieder korrigieren​

So geht’s:

  1. Gehe auf Finanzen → Kontingente.
  2. Klicke oben auf Kontingent korrigieren.
  3. Wähle mehrere Mitglieder aus.
  4. Gib den gewünschten Anpassungswert (positiv oder negativ) ein.
  5. Ergänze einen Grund für die Änderung.
  6. Klicke auf Kontingent anpassen.
Korrekturen dokumentieren

Achte darauf, Korrekturen immer mit einem klaren Grund zu dokumentieren – das erleichtert spätere Nachvollziehbarkeit.

5️⃣ Kontingente bei Abgaben verwenden​

Mitglieder können ihre Kontingente beim Abholen von Produkten direkt nutzen. Das System prüft dabei automatisch, ob das verfügbare Kontingent ausreicht.

So geht’s:

  1. Öffne den Abgabescreen in Cannanas.
  2. Wähle das Mitglied aus.
  3. Füge die gewünschten Produkte (z. B. Cannabis, Stecklinge oder Samen) zum Warenkorb hinzu.
  4. Beim Abgabeabschluss wähle als Zahlungsart Kontingent.
  5. Cannanas zieht automatisch die entsprechende Menge vom Kontingent des Mitglieds ab.
Zu wenig Kontingent

Falls das Kontingent nicht ausreicht, zeigt Cannanas eine Warnung an. Das Mitglied kann entweder Kontingent nachladen oder du reduzierst den Warenkorb. Alternativ kannst du auch eine andere Zahlungsmethode auswählen.

📤 Kontingente exportieren​

Wie beim Guthaben kannst du auch Kontingente jederzeit als CSV-Datei exportieren – ideal für Berichte oder zur Archivierung.

So geht’s:

  • Klicke in der Übersicht Finanzen → Kontingente oben rechts auf die drei Punkte (⋮).
  • Wähle Alle exportieren.
  • Entscheide, welches Format du exportieren möchtest:
    • Konten als CSV: Übersicht aller Kontingentkonten mit Mitgliedszuordnung.
    • Transaktionen als CSV: Detaillierte Liste aller Aufladungen und Abbuchungen.
  • Alternativ kannst du gezielt einzelne Mitglieder oder Konten markieren und unter Aktionen → Kontingente exportieren auswählen.
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Der Export als CSV eignet sich hervorragend für die Weiterverarbeitung in Tabellenkalkulationen wie Excel oder Google Sheets.

🔁 Zusammenfassung: Der Kontingent-Kreislauf​

Das Kontingent jedes Mitglieds verändert sich dynamisch – je nach Aufladung, Nutzung oder Korrektur.

  • Kontingent erhöht sich durch:

    • Mitgliedsbeiträge (regelmäßig oder einmalig)
    • Manuelle Aufladungen durch Mitglieder
    • Korrekturen (positive Beträge)

  • Kontingent verringert sich durch:

    • Abgaben (Zahlung mit Kontingent)
    • Korrekturen (negative Beträge)