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Das Kontingent-System in Cannanas

In dieser Anleitung erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du das Kontingent-System in Cannanas nutzt. Du lernst, wie Du eigene Kontingent-Typen anlegst, Mengen auflädst, korrigierst, optional verfallen lässt, bei Abgaben einlöst und exportierst.

1️⃣ Überblick über das Kontingent-System​

Jedes Mitglied hat individuelle Kontingente – feste Mengenkonten, die bei Zahlung gutgeschrieben und bei der Abgabe eingelöst werden. Neuere Clubs arbeiten mit Kontingent-Typen: Du definierst selbst, welche Mengenarten es gibt (z. B. Cannabis in Gramm, Stecklinge, Samen oder eigene Typen), statt nur drei feste Felder zu nutzen.

So geht’s:

  • Gehe in der Seitenleiste auf Finanzen → Kontingente.
  • Hier siehst Du:
    • die aktuellen Kontingente der Mitglieder (pro Typ),
    • die letzten Aufladungen und Abbuchungen,
    • sowie Übersichten zur verfügbaren Menge.
  • Du kannst die Tabelle filtern, sortieren oder nach Mitgliedern suchen.
Kontingent-Typen

Unter Finanzen → Kontingente legst Du bei Bedarf neue Kontingent-Typen an (Name, Beschreibung, Einheit, Icon). Mitgliedsbeiträge und Produkte können diese Typen verknüpfen – in der Abgabe siehst Du dann Verbleibende Kontingente pro Typ.

2️⃣ Kontingente einzelner Mitglieder prüfen​

Wie beim Guthaben kannst Du Dir die Kontingente jedes Mitglieds im Detail ansehen – entweder über die Hauptübersicht oder direkt über das Mitgliederprofil.

So geht’s (Variante 1 – über die Kontingentübersicht):

  • Klicke in der Tabelle unter Finanzen → Kontingente auf das gewünschte Mitglied.
  • Du siehst:
    • den Namen und die Mitgliedsnummer,
    • die aktuell verfügbaren Kontingente (pro Typ),
    • sowie alle Transaktionen (Aufladungen, Abbuchungen und Korrekturen).
  • Unter Statistiken findest Du eine monatliche Übersicht über die Kontingententwicklung.

So geht’s (Variante 2 – über das Mitgliederprofil):

  • Öffne das Profil eines Mitglieds.
  • Im Bereich Kontingente siehst Du sofort den aktuellen Stand.
  • Klicke auf das Kontingentfeld, um direkt in die Detailansicht zu gelangen.
  • Dort siehst Du alle Transaktionen im Detail – also sämtliche Aufladungen, Abbuchungen und Abgaben.
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In der Detailansicht kannst Du genau nachvollziehen, wann und wofür Kontingente gebucht oder abgezogen wurden – ideal bei Mitgliedsanfragen.

3️⃣ Kontingente automatisch oder manuell aufladen​

Kontingente können automatisch (z. B. über Mitgliedsbeiträge) oder manuell (z. B. über individuelle Buchungen) aufgeladen werden.

Option 1: Über Mitgliedsbeiträge (automatische Aufladung)​

Mitgliedsbeiträge laden Kontingente automatisch auf – regelmäßig oder durch selbstständige Buchung durch Mitglieder.

So geht’s:

  1. Öffne Finanzen → Mitgliedsbeiträge.
  2. Lege einen neuen Beitrag an oder bearbeite einen bestehenden.
  3. Im Abschnitt Kontingente klicke auf „Kontingent hinzufügen".
  4. Wähle den Kontingent-Typ und die Menge, die beim Bezahlen gutgeschrieben wird.
  5. Aktiviere „Mitglieder können diesen Beitrag selbst buchen", wenn Mitglieder ihr Kontingent selbst aufladen dürfen.
  6. Stelle die Sichtbarkeit für Mitglieder ein.
  7. (Optional) Hinterlege DATEV-Konto und Gegenkonto.
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Ob und wann die gutgeschriebenen Kontingente verfallen, stellst Du am Beitrag unter Kontingent-Verfall ein – siehe Kontingente verfallen lassen.

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Mehr Informationen zur DATEV-Integration findest Du im Artikel DATEV-Export.

Option 2: Über individuelle Buchungen (manuelle Aufladung)​

Neben Mitgliedsbeiträgen kannst Du Kontingente auch über individuelle Buchungen aufladen – z. B. für einmalige oder manuelle Korrekturen.

So geht’s:

  1. Öffne Finanzen → Buchungen.
  2. Klicke auf „Neue Buchung“.
  3. Wähle „Individuelle Buchung".
  4. Wähle das Mitglied, dessen Kontingent aufgeladen werden soll.
  5. Füge eine Buchungsposition hinzu (z. B. Kontingentaufladung).
  6. Trage die Menge bzw. das Kontingent ein, das gutgeschrieben werden soll.
  7. Sobald die Buchung als bezahlt markiert ist, wird das Kontingent automatisch gutgeschrieben.
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Wenn die automatische Rechnungsstellung aktiviert ist, wird eine Rechnung automatisch erstellt – andernfalls kannst Du sie nachträglich manuell erzeugen.

4️⃣ Kontingente verfallen lassen​

Am Mitgliedsbeitrag unter Kontingent-Verfall entscheidest Du, ob erworbene Kontingente nach einem bestimmten Zeitraum verfallen. Wenn Du nichts angibst (Kein Verfall), bleiben die Kontingente bestehen, bis sie verbraucht werden.

Der Verfall gilt für die Kontingente, die beim Bezahlen der Buchung gutgeschrieben werden. Eine spätere Änderung am Beitrag ändert bereits gutgeschriebene Mengen nicht.

So geht’s:

  1. Öffne Finanzen → Mitgliedsbeiträge.
  2. Lege einen Beitrag an oder bearbeite einen bestehenden.
  3. Wähle unter Kontingent-Verfall genau einen Modus – oder lasse das Feld leer.
  4. Bei Tage nach Zahlung oder Tage nach Buchung trägst Du zusätzlich die Anzahl Tage ein.
Zahlung oder Buchung

Modi nach Zahlung rechnen ab dem Tag, an dem die Buchung bezahlt wird. Modi nach Buchung, Monatsende und Jahresende rechnen ab dem Tag, an dem die Buchung angelegt wurde.

Einmalige Beiträge

Bei Beiträgen mit Abrechnungszeitraum Einmalig sind Abrechnungszeitraum nach Zahlung und Abrechnungszeitraum nach Buchung nicht auswählbar – es gibt dort keine wiederkehrende Periode. Monatsende, Jahresende und beide Tage-Modi bleiben verfügbar.

Die Modi​

ModusWas passiert
Kein VerfallDas Kontingent bleibt bestehen, bis es verbraucht wird.
Abrechnungszeitraum nach ZahlungVerfällt eine Abrechnungsperiode nach der Zahlung – z. B. einen Monat nach der Zahlung oder ein Quartal nach der Zahlung.
Abrechnungszeitraum nach BuchungVerfällt eine Abrechnungsperiode nach dem Buchungstag – z. B. einen Monat nach dem Buchungstag.
MonatsendeVerfällt am letzten Tag des Monats, in dem die Buchung angelegt wurde.
JahresendeVerfällt am letzten Tag des Jahres, in dem die Buchung angelegt wurde.
Tage nach ZahlungVerfällt nach der eingetragenen Anzahl Tage nach der Zahlung.
Tage nach BuchungVerfällt nach der eingetragenen Anzahl Tage ab dem Buchungstag.

Die Perioden-Modi nutzen den Abrechnungszeitraum des Beitrags (täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich).

Beispiele​

  • Abrechnungszeitraum nach Zahlung, monatlich: Buchung am 1. Januar, Zahlung am 15. Januar → Verfall am 15. Februar.
  • Abrechnungszeitraum nach Buchung, monatlich: Buchung am 1. Januar, Zahlung am 15. Januar → Verfall am 1. Februar.
  • Abrechnungszeitraum nach Zahlung, jährlich: Buchung am 1. Januar, Zahlung am 15. Januar → Verfall am 15. Januar im Folgejahr.
  • Monatsende: Buchung am 3. Februar → Verfall am 28. Februar.
  • Jahresende: Buchung am 15. März → Verfall am 31. Dezember desselben Jahres.
  • 30 Tage nach Zahlung: Buchung am 1. Januar, Zahlung am 15. Januar → Verfall am 14. Februar.
  • 30 Tage nach Buchung: Buchung am 1. Januar, Zahlung am 15. Januar → Verfall am 31. Januar.
warnung

Bereits gutgeschriebene Kontingente behalten das Verfallsdatum, das beim Bezahlen geschrieben wurde. Ein Wechsel des Modus gilt erst für neue bezahlte Buchungen.

5️⃣ Kontingente korrigieren​

Manchmal müssen Kontingente manuell angepasst werden. So gehst Du vor, um einzelne Mitglieder oder mehrere Mitglieder gleichzeitig korrigieren zu können.

Einzelne Korrektur​

So geht’s:

  1. Öffne die Detailansicht des Mitglieds.
  2. Klicke oben auf Kontingent korrigieren.
  3. Gib einen positiven Wert (Erhöhung / Aufladung) oder negativen Wert (Verringerung / Abbuchung) ein.
  4. Wähle den Kontingent-Typ.
  5. Füge unter Notizen den Grund der Korrektur hinzu (z. B. „Fehlerhafte Buchung angepasst“).
  6. Bestätige mit Speichern.

Mehrere Mitglieder korrigieren​

So geht’s:

  1. Gehe auf Finanzen → Kontingente.
  2. Klicke oben auf Kontingent korrigieren.
  3. Wähle mehrere Mitglieder aus.
  4. Gib den gewünschten Anpassungswert (positiv oder negativ) ein.
  5. Ergänze einen Grund für die Änderung.
  6. Klicke auf Kontingent anpassen.
Korrekturen dokumentieren

Achte darauf, Korrekturen immer mit einem klaren Grund zu dokumentieren – das erleichtert spätere Nachvollziehbarkeit.

6️⃣ Kontingente bei Abgaben verwenden​

Mitglieder können ihre Kontingente beim Abholen von Produkten direkt nutzen. Das System prüft dabei automatisch, ob das verfügbare Kontingent ausreicht. In der Abgabe siehst Du unter Verbleibende Kontingente die Mengen pro Typ; Produkte können mit Kontingent-Typen verknüpft sein, damit die Einlösung vorausgewählt wird.

So geht’s:

  1. Öffne den Abgabescreen in Cannanas.
  2. Wähle das Mitglied aus.
  3. Füge die gewünschten Produkte zum Warenkorb hinzu.
  4. Beim Abgabeabschluss wähle bzw. bestätige die Einlösung über Kontingent.
  5. Cannanas zieht automatisch die entsprechende Menge vom passenden Kontingent des Mitglieds ab.
Zu wenig Kontingent

Falls das Kontingent nicht ausreicht, zeigt Cannanas eine Warnung an. Das Mitglied kann entweder Kontingent nachladen oder Du reduzierst den Warenkorb. Alternativ kannst Du auch eine andere Zahlungsmethode auswählen.

📤 Kontingente exportieren​

Wie beim Guthaben kannst Du auch Kontingente jederzeit als CSV-Datei exportieren – ideal für Berichte oder zur Archivierung.

So geht’s:

  • Klicke in der Übersicht Finanzen → Kontingente oben rechts auf die drei Punkte (⋮).
  • Wähle Alle exportieren.
  • Entscheide, welches Format Du exportieren möchtest:
    • Konten als CSV: Übersicht aller Kontingentkonten mit Mitgliedszuordnung.
    • Transaktionen als CSV: Detaillierte Liste aller Aufladungen und Abbuchungen.
  • Alternativ kannst Du gezielt einzelne Mitglieder oder Konten markieren und unter Aktionen → Kontingente exportieren auswählen.
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Der Export als CSV eignet sich hervorragend für die Weiterverarbeitung in Tabellenkalkulationen wie Excel oder Google Sheets.

🔁 Zusammenfassung: Der Kontingent-Kreislauf​

Das Kontingent jedes Mitglieds verändert sich dynamisch – je nach Aufladung, Nutzung, Verfall oder Korrektur.

  • Kontingent erhöht sich durch:

    • Mitgliedsbeiträge (regelmäßig oder einmalig)
    • Manuelle Aufladungen durch Mitglieder
    • Korrekturen (positive Beträge)

  • Kontingent verringert sich durch:

Siehe auch​