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Inventartransaktionen datieren und mit Notizen versehen

Viele Inventarbewegungen in Cannanas lassen sich nicht nur erfassen, sondern auch mit einem eigenen Vorgangsdatum und Notizen dokumentieren. Das ist besonders hilfreich, wenn Du Bestandsänderungen erst nachträglich einträgst, einen Vorgang sauber begründen willst oder später nachvollziehen musst, warum sich ein Bestand verändert hat.

1️⃣ Wann ein eigenes Vorgangsdatum sinnvoll ist​

Standardmäßig speichert Cannanas jede Änderung mit dem Erstellungszeitpunkt. In vielen Fällen ist aber nicht dieser Zeitpunkt entscheidend, sondern der Tag, an dem der Vorgang tatsächlich stattgefunden hat.

Ein eigenes Vorgangsdatum ist zum Beispiel sinnvoll bei:

  • nachträglich eingetragenen Korrekturen,
  • Verlagerungen, die schon früher stattgefunden haben,
  • Umwandlungen wie Verpacken, Verarbeiten oder Zusammenführen,
  • Verleihvorgängen,
  • der Inventarisierung von Erzeugnissen aus einer Ernte.

So bleibt die zeitliche Reihenfolge in Deinen Transaktionen auch dann korrekt, wenn Du einen Vorgang erst später in Cannanas nachpflegst.

2️⃣ Korrekturen mit Datum und Notizen erfassen​

Bei einer klassischen Korrektur findest Du direkt im Formular zwei wichtige Felder:

  • Vorgangsdatum
  • Notizen

So geht’s:

  1. Öffne den passenden Inventargegenstand.
  2. Klicke auf „Korrektur“.
  3. Trage die Korrekturmenge ein.
  4. Setze das Vorgangsdatum, wenn die Korrektur nicht am heutigen Tag stattgefunden hat.
  5. Ergänze unter „Notizen“ eine kurze Begründung.
  6. Speichere die Korrektur.

Geeignete Notizen sind zum Beispiel:

  • „Trocknungsbedingter Gewichtsverlust“
  • „Korrektur nach Kontrollwiegung“
  • „Abweichung bei Monatsinventur festgestellt“

3️⃣ Umwandlungen und Zusammenführungen sauber dokumentieren​

Auch bei Umwandlungen kannst Du den Vorgang zeitlich und inhaltlich genauer beschreiben.

Bei diesen Aktionen steht ebenfalls ein Vorgangsdatum zur Verfügung:

  • Verarbeiten
  • Verpacken
  • Abspalten
  • Auspacken
  • Zusammenführen

Zusätzlich kannst Du Notizen hinterlegen, um den Hintergrund zu dokumentieren, zum Beispiel:

  • warum eine Teilmenge abgespalten wurde,
  • weshalb zwei Einträge zusammengeführt wurden,
  • welche Charge für eine Verarbeitung verwendet wurde.
tipp

Wenn Du häufig mit Mischprodukten arbeitest, lohnt sich eine klare Notiz besonders. So ist später schneller nachvollziehbar, warum ein Mix-Strain oder ein neues Inventar entstanden ist.

4️⃣ Verlagerungen und Ausleihen rückwirkend eintragen​

Auch bei Verlagerungen und Ausleihen kannst Du das tatsächliche Datum festhalten.

Typische Situationen:

  • Ein Transport wurde gestern durchgeführt, aber erst heute eingetragen.
  • Ein Gegenstand wurde bereits vor einigen Tagen verliehen.
  • Ein interner Lagerwechsel muss nachträglich dokumentiert werden.

Dann setzt Du im Formular einfach das passende Vorgangsdatum statt Dich auf den Erfassungszeitpunkt zu verlassen.

5️⃣ Transaktionen später in der Historie prüfen​

Alle Bewegungen werden in der Transaktionshistorie des Inventargegenstands gesammelt angezeigt.

Dort findest Du unter anderem:

  • Datum und Uhrzeit des Vorgangs,
  • den Transaktionstyp,
  • Mengenänderungen,
  • Notizen.

Cannanas verwendet in der Darstellung das Vorgangsdatum, wenn eines gesetzt wurde. Andernfalls wird der Erstellungszeitpunkt verwendet.

Das ist wichtig, wenn Du Bestandsverläufe oder Abweichungen im Nachhinein rekonstruieren musst.

6️⃣ Gute Notizen schreiben​

Notizen sollten knapp, aber aussagekräftig sein. Ziel ist nicht ein langer Roman, sondern ein nachvollziehbarer Grund für die Änderung.

Gut geeignet sind Notizen wie:

  • „Differenz aus Lagerzählung vom 03.03.“
  • „Menge in 10er-Packungen umgewandelt“
  • „Teilmenge für Laborprobe separiert“
  • „Transport an Abgabestelle vorbereitet“

Weniger hilfreich sind sehr allgemeine Einträge wie nur „angepasst“ oder „erledigt“.

✅ Zusammenfassung​

  • Nutze Vorgangsdatum, wenn ein Inventarvorgang nicht am Tag der Erfassung stattgefunden hat.
  • Ergänze Notizen, damit Korrekturen und Bewegungen später verständlich bleiben.
  • Das gilt besonders für Korrekturen, Umwandlungen, Verlagerungen, Ausleihen und die Inventarisierung.
  • In der Transaktionshistorie siehst Du später genau, wann was passiert ist und warum.

Wenn Du nach einer physischen Zählung Abweichungen eintragen musst, kombiniere diese Funktion mit der Inventurliste als PDF.