Automatisierung
Mit der Automatisierung in Cannanas kannst Du wiederkehrende Aufgaben beim Statuswechsel von Mitgliedern automatisch ausführen lassen. Statt bei jedem neuen Mitglied manuell Rollen zuzuweisen und Buchungen anzulegen, konfigurierst Du einmalig die gewünschten Aktionen – den Rest erledigt Cannanas für Dich.
1️⃣ Automatisierung aufrufen
So geht's:
- Klicke in der Hauptnavigation auf „Mitglieder".
- Wechsle zum Reiter „Einstellungen" ganz rechts.
- Unter „Automatisierung" findest Du die Konfiguration für jeden Mitgliedschaftsstatus.
2️⃣ Prinzip: Aktionen bei Statuswechsel
Für jeden Zielstatus (z. B. In Bearbeitung, Aktiv, Suspendiert) kannst Du festlegen, welche Aktionen automatisch ausgeführt werden, sobald ein Mitglied in diesen Status wechselt. Dabei stehen Dir zwei Aktionstypen zur Verfügung:
| Aktion | Was passiert? |
|---|---|
| Rollen | Alle bestehenden Rollen des Mitglieds werden entfernt und durch die hier konfigurierten Rollen ersetzt. |
| Buchung | Ein neuer Mitgliedsbeitrag wird als Buchung mit zugehöriger Rechnung für das Mitglied erstellt. |
Die Automatisierung ist optional. Wenn Du für einen Status keine Aktionen konfigurierst, funktioniert der Statuswechsel wie gewohnt – Du kannst Rollen und Buchungen dann weiterhin manuell vergeben.
3️⃣ Automatisierung für einen Status konfigurieren
So geht's:
- Klicke beim gewünschten Status (z. B. Aktiv) auf das Zahnrad-Symbol ⚙️.
- Aktiviere den Schalter „Aktiviert", damit die Automation bei Statusänderungen ausgeführt wird.
- Wähle unter „Rollen" die Rollen aus, die das Mitglied bei diesem Statuswechsel erhalten soll.
- Wähle unter „Buchung" die Mitgliedsbeiträge aus, die automatisch als neue Buchung erstellt werden sollen.
- Klicke auf „Speichern".
Beim Statuswechsel werden alle bisherigen Rollen des Mitglieds entfernt und durch die hier konfigurierten Rollen ersetzt. Wenn Du das Rollenfeld leer lässt, werden dem Mitglied alle Rollen entzogen. Das ist z. B. sinnvoll beim Suspendieren.
4️⃣ Typische Konfigurationen
Hier findest Du Beispiele, wie Du die Automatisierung für gängige Szenarien einrichten kannst:
Angefragt → In Bearbeitung
| Aktion | Empfehlung |
|---|---|
| Rollen | z. B. eine „Bewerber"-Rolle mit eingeschränktem Zugriff (Feed lesen, Clubinfos sehen) |
| Buchung | z. B. eine Aufnahmegebühr, die direkt bei Bearbeitungsbeginn berechnet wird |
Vorteil: Das Mitglied erhält sofort die passenden Berechtigungen und die Rechnung für die Aufnahmegebühr wird automatisch erstellt.
In Bearbeitung → Aktiv
| Aktion | Empfehlung |
|---|---|
| Rollen | z. B. „Mitglied"-Rolle (Reservierungen, Feed, Chat) + ggf. „Abgabe"-Rolle (Cannabis abholen und reservieren) |
| Buchung | z. B. der monatliche Mitgliedsbeitrag |
Vorteil: Beim Aktivieren wird das Mitglied direkt mit allen nötigen Berechtigungen ausgestattet und erhält automatisch die erste Beitragsrechnung.
Aktiv → Suspendiert
| Aktion | Empfehlung |
|---|---|
| Rollen | Feld leer lassen – damit werden alle Rollen entzogen |
| Buchung | Keine |
Vorteil: Das suspendierte Mitglied verliert sofort alle Berechtigungen und kann nicht mehr auf Clubfunktionen zugreifen.
Suspendiert → Aktiv
| Aktion | Empfehlung |
|---|---|
| Rollen | z. B. „Mitglied"-Rolle erneut zuweisen, um den Zugang wiederherzustellen |
| Buchung | ggf. eine Reaktivierungsgebühr oder der nächste Monatsbeitrag |
Vorteil: Bei der Reaktivierung werden dem Mitglied automatisch alle benötigten Rollen zurückgegeben.
5️⃣ Einzel- und Massenänderungen
Die Automatisierung greift sowohl bei einzelnen Statusänderungen (über das Mitgliederprofil) als auch bei Massenänderungen (mehrere Mitglieder gleichzeitig auswählen). Jedes betroffene Mitglied erhält die konfigurierten Rollen und Buchungen individuell.
6️⃣ Manuelle Anpassungen bleiben möglich
Auch nach der automatischen Zuweisung kannst Du Rollen und Buchungen jederzeit manuell anpassen. Die Automatisierung setzt den Ausgangszustand bei der Statusänderung – danach hast Du weiterhin volle Kontrolle.
Teste Deine Automatisierung am besten mit einem Testmitglied, bevor Du sie im Alltag einsetzt. So stellst Du sicher, dass Rollen und Buchungen korrekt vergeben werden.