Automatisierung

Mit der Automatisierung in Cannanas kannst Du wiederkehrende Aufgaben beim Statuswechsel von Mitgliedern automatisch ausführen lassen. Statt bei jedem neuen Mitglied manuell Rollen zuzuweisen, Buchungen anzulegen und Mitgliedsbeiträge zuzuordnen, konfigurierst Du einmalig die gewünschten Aktionen – den Rest erledigt Cannanas für Dich.

1️⃣ Automatisierung aufrufen

So geht's:

• Klicke in der Hauptnavigation auf „Mitglieder".
• Wechsle zum Reiter „Einstellungen" ganz rechts.
• Unter „Automatisierung" findest Du die Konfiguration für jeden Mitgliedschaftsstatus.

2️⃣ Prinzip: Aktionen bei Statuswechsel

Für jeden Zielstatus (z. B. In Bearbeitung, Aktiv, Suspendiert) kannst Du festlegen, welche Aktionen automatisch ausgeführt werden, sobald ein Mitglied in diesen Status wechselt. Dabei stehen Dir drei Aktionstypen zur Verfügung:

Aktion	Was passiert?
Rollen	Alle bestehenden Rollen des Mitglieds werden entfernt und durch die hier konfigurierten Rollen ersetzt.
Buchung	Ein neuer Mitgliedsbeitrag wird als Buchung mit zugehöriger Rechnung für das Mitglied erstellt.
Mitgliedsbeitrag	Ein wiederkehrender Mitgliedsbeitrag wird dem Mitglied zugewiesen. Es entsteht keine sofortige Buchung. Wenn für den Beitrag die automatische Abrechnung aktiv ist, erzeugt Cannanas die nächsten Buchungen zum üblichen Termin.

info

Die Automatisierung ist optional. Wenn Du für einen Status keine Aktionen konfigurierst, funktioniert der Statuswechsel wie gewohnt – Du kannst Rollen, Buchungen und Mitgliedsbeiträge dann weiterhin manuell vergeben.

3️⃣ Automatisierung für einen Status konfigurieren

So geht's:

1. Klicke beim gewünschten Status (z. B. Aktiv) auf das Zahnrad-Symbol ⚙️.
2. Aktiviere den Schalter „Aktiviert", damit die Automation bei Statusänderungen ausgeführt wird.
3. Wähle unter „Rollen" die Rollen aus, die das Mitglied bei diesem Statuswechsel erhalten soll.
4. Wähle unter „Buchung" die Mitgliedsbeiträge aus, die automatisch als neue Buchung erstellt werden sollen.
5. Wähle unter „Mitgliedsbeitrag" die wiederkehrenden Mitgliedsbeiträge aus, die dem Mitglied zugewiesen werden sollen.
6. Klicke auf „Speichern".

Wichtig: Rollen werden ersetzt, nicht ergänzt

Beim Statuswechsel werden alle bisherigen Rollen des Mitglieds entfernt und durch die hier konfigurierten Rollen ersetzt. Wenn Du das Rollenfeld leer lässt, werden dem Mitglied alle Rollen entzogen. Das ist z. B. sinnvoll beim Suspendieren.

Mitgliedsbeitrag wird nur ergänzt

Beim Feld „Mitgliedsbeitrag" bleiben bereits zugewiesene Beiträge erhalten. Fehlt der konfigurierte Beitrag noch, wird er hinzugefügt. Ein leeres Feld entfernt keine bestehenden Zuweisungen.

4️⃣ Typische Konfigurationen

Hier findest Du Beispiele, wie Du die Automatisierung für gängige Szenarien einrichten kannst:

Angefragt → In Bearbeitung

Aktion	Empfehlung
Rollen	z. B. eine „Bewerber"-Rolle mit eingeschränktem Zugriff (Feed lesen, Clubinfos sehen)
Buchung	z. B. eine Aufnahmegebühr, die direkt bei Bearbeitungsbeginn berechnet wird
Mitgliedsbeitrag	Keine

Vorteil: Das Mitglied erhält sofort die passenden Berechtigungen und die Rechnung für die Aufnahmegebühr wird automatisch erstellt.

In Bearbeitung → Aktiv

Aktion	Empfehlung
Rollen	z. B. „Mitglied"-Rolle (Reservierungen, Feed, Chat) + ggf. „Abgabe"-Rolle (Cannabis abholen und reservieren)
Mitgliedsbeitrag	z. B. der monatliche Mitgliedsbeitrag (für künftige automatische Abrechnungen)
Buchung	z. B. derselbe monatliche Mitgliedsbeitrag als erste Rechnung

Vorteil: Beim Aktivieren wird das Mitglied direkt mit allen nötigen Berechtigungen ausgestattet, dem laufenden Beitrag zugeordnet und erhält automatisch die erste Beitragsrechnung.

Aktiv → Suspendiert

Aktion	Empfehlung
Rollen	Feld leer lassen – damit werden alle Rollen entzogen
Buchung	Keine
Mitgliedsbeitrag	Keine – bestehende Zuweisungen bleiben

Vorteil: Das suspendierte Mitglied verliert sofort alle Berechtigungen und kann nicht mehr auf Clubfunktionen zugreifen.

Suspendiert → Aktiv

Aktion	Empfehlung
Rollen	z. B. „Mitglied"-Rolle erneut zuweisen, um den Zugang wiederherzustellen
Mitgliedsbeitrag	denselben laufenden Beitrag erneut auswählen, falls er noch fehlt
Buchung	ggf. eine Reaktivierungsgebühr oder der nächste Monatsbeitrag

Vorteil: Bei der Reaktivierung werden dem Mitglied automatisch alle benötigten Rollen zurückgegeben.

5️⃣ Einzel- und Massenänderungen

Die Automatisierung greift sowohl bei einzelnen Statusänderungen (über das Mitgliederprofil) als auch bei Massenänderungen (mehrere Mitglieder gleichzeitig auswählen). Jedes betroffene Mitglied erhält die konfigurierten Rollen, Buchungen und Mitgliedsbeiträge individuell.

6️⃣ Manuelle Anpassungen bleiben möglich

Auch nach der automatischen Zuweisung kannst Du Rollen, Buchungen und Mitgliedsbeiträge jederzeit manuell anpassen. Die Automatisierung setzt den Ausgangszustand bei der Statusänderung – danach hast Du weiterhin volle Kontrolle.

tipp

Teste Deine Automatisierung am besten mit einem Testmitglied, bevor Du sie im Alltag einsetzt. So stellst Du sicher, dass Rollen, Buchungen und Mitgliedsbeiträge korrekt vergeben werden.

Siehe auch

• Mitgliedschaftsstatus ändern – Trigger, bei denen die Automatisierung greift.
• Mitgliedsprofil – Wo die automatisch zugewiesenen Rollen, Buchungen und Mitgliedsbeiträge sichtbar werden.
• Rollen – Voraussetzung für die Rollenaktionen in der Automatisierung.
• Beitrittsanfragen bearbeiten – Typischer Einstiegspunkt in den Automatisierungs-Workflow.
• Mitgliedsbeiträge – Grundlage für Zuweisungen und automatisch erstellte Buchungen.
• Buchungen – Was bei einer automatisch erstellten Buchung passiert.