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Zahlungserinnerungen & Mahnverfahren

Wenn ein Mitglied eine Buchung nicht fristgerecht bezahlt, unterstützt Cannanas Dich mit zwei klar getrennten Werkzeugen: einer automatischen Erinnerung bei überfälligen Buchungen und einem manuellen Status „Mahnverfahren", mit dem Du eskalierte Fälle sauber nachverfolgen kannst. Wichtig vorweg: Cannanas setzt den Status „Mahnverfahren" nie automatisch und verschickt dafür auch keine automatischen Nachrichten. Die Kommunikation mit dem Mitglied bleibt immer in der Hand des Clubs.

🧭 Überblick: Zwei getrennte Konzepte​

In Cannanas gibt es rund um nicht bezahlte Buchungen zwei unterschiedliche Statuswerte mit klar getrennten Aufgaben:

  • Status „überfällig" – kann auf Wunsch automatisch gesetzt werden, sobald eine Buchung eine bestimmte Frist überschreitet. Das Mitglied erhält dabei automatisch eine Erinnerungs-E-Mail.
  • Status „Mahnverfahren" – wird ausschließlich manuell vom Club gesetzt und dient als interner Eskalationsmarker. Cannanas führt hierzu keinerlei Automatismen aus.
info

„Mahnverfahren" ist in Cannanas kein rechtlicher Vorgang, sondern ein Nachverfolgungsstatus, damit Du im Finanzbereich sofort siehst, wo Du aktiv eingreifst.

⏰ Status „überfällig": Automatische Zahlungserinnerung​

Damit Du säumige Zahlungen nicht übersehen musst, kann Cannanas offene Buchungen nach einer konfigurierbaren Frist automatisch auf überfällig setzen und das Mitglied per E-Mail erinnern.

So konfigurierst Du die Frist:

  1. Gehe im Finanzbereich auf Einstellungen → Buchungseinstellung.
  2. Aktiviere die Option, dass Buchungen nach einer bestimmten Frist automatisch als überfällig markiert werden.
  3. Lege die Anzahl der Tage fest, nach denen eine offene Buchung als überfällig gilt.
  4. Klicke auf Speichern.

Mehr zu den Buchungseinstellungen findest Du unter Erste Schritte.

Was passiert dann automatisch?

  • Sobald die Frist überschritten ist, wechselt der Status der Buchung auf überfällig.
  • Das Mitglied erhält automatisch die Benachrichtigung „Buchung überfällig" per E-Mail (sofern aktiviert, siehe E-Mail-Benachrichtigungen einstellen).
  • Die Buchung bleibt weiterhin offen – das Mitglied kann wie gewohnt per Überweisung, Lastschrift oder einer anderen Zahlungsmethode bezahlen.
tipp

Die automatische Nachricht ist eine freundliche Erinnerung, keine Mahnung im rechtlichen Sinne. Sie reicht in den meisten Fällen aus, damit Mitglieder ihre Zahlung nachholen.

🚩 Status „Mahnverfahren": Manueller Eskalationsmarker​

Bringt die automatische Erinnerung nichts und hast Du das Mitglied bereits persönlich kontaktiert, kannst Du die Buchung manuell auf den Status „Mahnverfahren" setzen. Dieser Status ist bewusst nur ein Kennzeichen, damit der Club eskalierte Fälle im Finanzbereich schnell filtern und im Blick behalten kann. Der Status ist dabei sowohl im Club als auch für das Mitglied an der Buchung sichtbar – das Mitglied sieht also direkt, dass die Buchung im Mahnverfahren ist.

So setzt Du den Status:

  1. Öffne im Finanzbereich die betroffene Buchung.
  2. Ändere den Status auf „Mahnverfahren".
  3. Speichere die Änderung.
warnung

Cannanas verschickt beim Wechsel auf „Mahnverfahren" keine automatische E-Mail und führt keine weiteren Automatismen aus. Der Status wird dem Mitglied zwar an der Buchung angezeigt, die eigentliche Mahnung – also das Anschreiben oder Gespräch mit dem Mitglied – muss aber immer außerhalb der Software erfolgen (persönlich, per E-Mail, per Brief o. Ä.) und sollte vor der Statusänderung stehen.

Warum macht Cannanas das nicht automatisch?

Ein Mahnverfahren ist ein sensibler Schritt. Ob und wann er angemessen ist, hängt von der Satzung, der Beitragsordnung und der persönlichen Situation des Mitglieds ab. Diese Einschätzung soll und kann keine Software für Euch treffen – deshalb bleibt dieser Schritt bewusst in Eurer Hand.

📋 Empfohlener Ablauf für Clubs​

Ein bewährtes Vorgehen bei ausbleibenden Zahlungen sieht so aus:

  1. Buchung wird überfällig: Cannanas setzt den Status automatisch und verschickt die Erinnerungs-E-Mail.
  2. Wartezeit einplanen: Gib dem Mitglied ein paar Tage, um auf die Erinnerung zu reagieren.
  3. Persönlich Kontakt aufnehmen: Sprich das Mitglied direkt an – oft steckt nur ein Versehen oder eine kurzfristige finanzielle Engstelle dahinter. Kläre, ob ggf. ein Beitrag pausiert oder die Buchung storniert werden soll.
  4. Mahnung außerhalb von Cannanas versenden: Bleibt die Zahlung weiterhin aus, verschickt der Club eine offizielle Mahnung (z. B. per Brief oder E-Mail) gemäß Satzung und Beitragsordnung.
  5. Status auf „Mahnverfahren" setzen: Markiere die Buchung erst jetzt manuell, damit sie im Finanzbereich als eskalierter Fall geführt wird.
  6. Eskalierte Fälle im Blick behalten: Nutze den Status als Filter in der Buchungsliste, um alle offenen Mahnverfahren auf einen Blick zu sehen.
  7. Abschließen: Sobald das Mitglied zahlt, setze die Buchung auf „bezahlt". Wird die Buchung dauerhaft nicht beglichen, storniere sie revisionssicher über eine Korrekturbuchung.

⚠️ Wichtige Hinweise​

  • Immer erst kommunizieren, dann eskalieren: Der Status „Mahnverfahren" ersetzt keine Mahnung. Er dokumentiert nur, dass Du bereits eskaliert hast.
  • Satzung und Beitragsordnung beachten: Legt in Euren Vereinsdokumenten fest, nach welchen Fristen eine Mahnung erfolgt, welche Gebühren anfallen und wann Eure Satzung z. B. ein Ruhen der Mitgliedschaft oder einen Ausschluss vorsieht. Eine gute Orientierung bietet die Checkliste für den Lizenzantrag im Abschnitt „Säumnisse und Mahnwesen".
  • Kein Automatismus bei SEPA-Lastschrift: Auch wenn eine Lastschrift zurückgeht, landet die Buchung zunächst wieder als offen/überfällig im System. Ob und wann sie ins Mahnverfahren geht, entscheidest Du manuell. Details zur Rücklastschrift-Bearbeitung findest Du unter SEPA Lastschrift.
  • Stornieren statt Mahnen, wenn nötig: Wenn klar ist, dass eine Buchung nicht mehr beglichen wird (z. B. weil das Mitglied ausgetreten ist), storniere sie sauber über eine Korrekturbuchung, statt sie dauerhaft im Mahnverfahren zu belassen.
  • Mitgliedschaftsstatus separat pflegen: Das Mahnverfahren bezieht sich nur auf die Buchung. Wenn Du zusätzlich die Mitgliedschaft ruhen lassen oder beenden möchtest, passe den Mitgliedschaftsstatus entsprechend an.

Siehe auch​