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Rechnungseinstellungen im Detail

In Cannanas kannst Du Rechnungen nicht nur automatisch erstellen lassen, sondern auch inhaltlich genauer steuern. In den Rechnungseinstellungen legst Du fest, welche Texte auf der Rechnung erscheinen und ob bestimmte Daten der Mitglieder sichtbar sein sollen.

Diese Anleitung zeigt Dir die wichtigsten Optionen im Detail.

1️⃣ Rechnungseinstellungen öffnen​

Die zentralen Optionen findest Du im Finanzbereich Deines Clubs.

So geht’s:

  • Öffne Dein Clubprofil.
  • Klicke links auf „Finanzen“.
  • Wechsle in den Bereich Einstellungen.
  • Scrolle zum Abschnitt „Rechnungsinformationen“.

Dort kannst Du auch direkt eine Musterrechnung prüfen.

2️⃣ Prefix Text und Suffix Text nutzen​

Zusätzlich zu den eigentlichen Buchungspositionen kannst Du zwei frei pflegbare Textbereiche verwenden:

  • Prefix Text
  • Suffix Text

Prefix Text​

Der Prefix Text wird vor den Beträgen auf der Rechnung angezeigt.

Er eignet sich zum Beispiel für:

  • eine kurze Erklärung zur Rechnung,
  • Hinweise zur Mitgliedschaft,
  • die Einordnung wiederkehrender Beiträge.

Suffix Text​

Der Suffix Text erscheint nach den Beträgen.

Typische Einsatzfälle sind:

  • Hinweise auf Lastschrifteinzug,
  • Dank für die Mitgliedschaft,
  • ergänzende Informationen zum weiteren Ablauf.
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Nutze diese Felder für Informationen, die auf jeder Rechnung erscheinen sollen. Für interne Hinweise oder steuerliche Zusatzinfos sind sie nicht gedacht.

3️⃣ E-Mail-Adresse auf Rechnungen ausblenden​

Wenn Du nicht möchtest, dass die E-Mail-Adresse des Mitglieds auf der Rechnung erscheint, kannst Du das direkt per Schalter steuern.

So geht’s:

  • Aktiviere die Option „E-Mail-Adresse ausblenden“.
  • Speichere die Einstellungen.
  • Prüfe das Ergebnis anschließend in der Musterrechnung.

Diese Einstellung ist besonders nützlich, wenn Du Rechnungen datensparsamer gestalten möchtest oder vermeiden willst, dass unnötige personenbezogene Daten auf ausgedruckten Belegen landen.

4️⃣ Beschreibungstexte der Positionen anzeigen​

Du kannst außerdem festlegen, ob die Beschreibungstexte einzelner Buchungspositionen auf der Rechnung sichtbar sein sollen.

So geht’s:

  • Aktiviere die Option „Beschreibungstexte anzeigen“.
  • Speichere die Einstellungen.
  • Kontrolliere die Ausgabe in der Musterrechnung.

Wenn die Option aktiv ist, zeigt Cannanas die Beschreibungstexte der einzelnen Positionen direkt auf der Rechnung an. Das ist hilfreich, wenn Mitglieder genauer nachvollziehen sollen, wofür ein Beitrag oder eine Zusatzposition berechnet wurde.

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Wenn Du eher kurze, kompakte Rechnungen bevorzugst, kannst Du diese Option deaktiviert lassen und nur mit Positionsnamen arbeiten.

5️⃣ QR-Code auf PDF-Rechnungen​

Auf PDF-Rechnungen erscheint – sofern die Überweisung aktiviert ist – ein SEPA-/EPC-QR-Code. Mitglieder können ihn mit ihrer Banking-App scannen; Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck werden automatisch übernommen.

So geht’s (prüfen):

  • Stelle unter Finanzen → Einstellungen → Überweisung sicher, dass die Bankverbindung vollständig ist (Empfängername, IBAN, BIC).
  • Öffne die Musterrechnung oder eine echte Rechnung als PDF.
  • Prüfe, ob der QR-Code lesbar ist und die Daten stimmen.

Mitglieder sehen denselben QR-Code auch im Zahlungsdialog („Bequem per QR-Code bezahlen"), wenn sie eine offene Buchung per Überweisung begleichen.

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Der QR-Code erscheint auch auf Storno-Rechnungen, damit die Angaben zur ursprünglichen Rechnung passen.

6️⃣ Wann welche Einstellung sinnvoll ist​

Hier ein paar einfache Orientierungspunkte:

  • E-Mail-Adresse ausblenden:

    • sinnvoll bei datensparsamen Rechnungen,
    • hilfreich für Ausdrucke oder Weitergabe im Vereinskontext.

  • Beschreibungstexte anzeigen:

    • sinnvoll bei erklärungsbedürftigen Beiträgen,
    • nützlich bei Mischmodellen aus Mitgliedsbeitrag, Guthaben oder Zusatzpositionen.

  • Prefix / Suffix Text:

    • sinnvoll für standardisierte Hinweise,
    • gut für wiederkehrende Kommunikation auf jeder Rechnung.

  • QR-Code:

    • erleichtert Mitgliedern die Überweisung ohne Tippen von IBAN und Verwendungszweck.

7️⃣ Änderungen immer mit der Musterrechnung prüfen​

Nach jeder Änderung solltest Du die Musterrechnung ansehen.

So erkennst Du sofort:

  • ob die Rechnung noch gut lesbar ist,
  • ob sensible Daten wie gewünscht verborgen sind,
  • ob zusätzliche Beschreibungstexte wirklich hilfreich sind,
  • ob Prefix- und Suffix-Texte an der richtigen Stelle erscheinen,
  • ob der QR-Code korrekt mit Empfänger und Betrag erscheint.

Gerade bei automatisch erzeugten Rechnungen lohnt sich diese Kontrolle, bevor Du Änderungen produktiv für alle Mitglieder nutzt.

✅ Zusammenfassung​

  • Die Detailoptionen findest Du unter Finanzen > Einstellungen > Rechnungsinformationen.
  • Mit Prefix Text und Suffix Text steuerst Du zusätzliche Standardtexte.
  • Über „E-Mail-Adresse ausblenden“ kannst Du Rechnungen datensparsamer gestalten.
  • Über „Beschreibungstexte anzeigen“ blendest Du Details zu einzelnen Positionen auf der Rechnung ein.
  • PDF-Rechnungen enthalten einen SEPA-QR-Code zum Scannen mit der Banking-App.
  • Prüfe jede Änderung am besten direkt über die Musterrechnung.

Wenn Du erst die Grundlagen der Rechnungserstellung einrichten möchtest, lies vorher Erste Schritte im Finanzbereich.

Wenn Du nachvollziehen möchtest, wie die Rechnungsnummer beziehungsweise die Reference ID in Cannanas aufgebaut ist, lies auch Rechnungsnummern.

Siehe auch​