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Kassenabschluss und Exporte

Nach dem Schließen der Kasse fallen verschiedene Auswertungen, Belege und Exporte an, die Du regelmäßig für die Buchhaltung brauchst – und im Zweifel auch dem Finanzamt vorlegst. Diese Seite gibt Dir einen Überblick, wo Du was findest.

1️⃣ Kassenabschluss erzeugen​

Ein Kassenabschluss ist die DSFinV-K-konforme Zusammenfassung eines Geschäftstags (oder Zeitraums). Er enthält Anfangsbestand, Umsätze, Bewegungen, Differenzen und Endbestand.

So geht’s:

  • In der Kassenübersicht öffnest Du das Aktionsmenü des Kassensystems und wählst „Kassenabschluss erstellen".
  • Du kannst den Abschluss für einen einzelnen Geschäftstag oder als gesammelten Periodenexport anlegen.
  • Cannanas erzeugt den Abschluss DSFinV-K-konform und legt ihn im Tab „Kassenabschlüsse" ab.
Periodenexporte

Im Tab „TSE-Exporte" stehen praktische Zeitraum-Presets bereit: „Heute", „Gestern", „Vorgestern", „Aktueller Monat", „Letzter Monat", „Letztes Jahr". Für andere Zeiträume (z. B. eine bestimmte Woche oder ein Quartal) kannst Du den Zeitraum frei wählen.

2️⃣ TSE-Exporte (signierte Belege)​

Im Tab „TSE-Exporte" lädst Du die tatsächlich signierten Kassentransaktionen herunter, die in der TSE gespeichert wurden. Diese Exporte sind die offizielle Datengrundlage bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau.

So geht’s:

  • Wähle in Finanzen → Kassen das Kassensystem und wechsle in den Tab „TSE-Exporte".
  • Lege den Zeitraum fest (Preset oder benutzerdefiniert).
  • Cannanas erzeugt den Export – Du erhältst eine herunterladbare Datei aller signierten Belege.

Belege einzeln einsehen​

  • Im Tab „Transaktionen" findest Du alle Vorgänge zeilenweise.
  • Über die Aktion „Beleg" öffnest Du den signierten Einzelbeleg – inklusive QR-Code und Signatur.

3️⃣ Kassenmeldung als PDF​

Die Kassenmeldung ist das Dokument, mit dem Du Dein Aufzeichnungssystem nach § 146a Abs. 4 AO beim Finanzamt meldest. Diese Meldung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Wechsel erfolgen.

So geht’s:

  • Öffne in der Kassenübersicht das Aktionsmenü und wähle „Kassenmeldung exportieren".
  • Cannanas erzeugt eine Kassenmeldung.pdf mit allen relevanten Stammdaten.
  • Übermittle das PDF Deinem Finanzamt nach den dortigen Vorgaben.

4️⃣ Verfahrensdokumentation als PDF​

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Eure Kasse betrieben wird – Systemabgrenzung, Geschäftsvorfälle, Aufbewahrung, Verantwortlichkeiten. Sie berücksichtigt Eure Konfiguration (z. B. Guthaben-Behandlung, Kontingent-Behandlung, Auto-Close-Verhalten) automatisch.

So geht’s:

  • Öffne in der Kassenübersicht das Aktionsmenü und wähle „Verfahrensdokumentation".
  • Im Modal „Verfahrensdokumentation" klickst Du nach kurzer Vorschau auf den Download – Du erhältst eine Verfahrensdokumentation.pdf.
  • Ergänze den Betriebsanhang B.1 – B.7 mit Euren clubindividuellen Angaben (Verantwortliche, Tagesablauf, Aufbewahrungsorte, Freigaben). Mehr dazu in der Vorbereitung.

5️⃣ Vorbereitung auf eine Kassenprüfung​

Bei einer Kassen-Nachschau (§ 146b AO) oder Außenprüfung wollen die Prüfer:innen typischerweise folgende Unterlagen sehen. Mit Cannanas hast Du sie alle digital griffbereit.

Empfohlene Prüfmappe:

  • Kassenabschlüsse für den geprüften Zeitraum (Tag, Monat, Jahr).
  • TSE-Exporte mit allen signierten Belegen.
  • Kassenmeldung ans Finanzamt (PDF).
  • Verfahrensdokumentation inkl. ausgefülltem Betriebsanhang.
  • Auf Nachfrage: einzelne Belege (über die Aktion „Beleg" in der Transaktionsliste).
Lückenlose Buchführung

Für eine vollständige Prüfmappe können auch ergänzende Exporte aus anderen Bereichen sinnvoll sein:

  • Buchungen – alle Buchungen lassen sich gefiltert exportieren.
  • Guthaben – Guthabenkonten der Mitglieder.
  • Kontingente – Kontingentbestände der Mitglieder.
  • DATEV-Export – Buchhaltungsdaten für die Steuerberatung.

So bekommst Du eine lückenlose Buchführung über das Kassensystem hinaus.

Aufbewahrungspflicht

Kassendaten und Belege unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (in der Regel 10 Jahre). Cannanas speichert die Daten auf den eigenen Servern – exportiere zusätzlich regelmäßig die wichtigsten Dateien und sichere sie im Rahmen Eurer Verfahrensdokumentation.

🧭 Überblick: Was wird wann erzeugt?​

Siehe auch​