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Vorbereitung

Bevor Du das Kassensystem in Betrieb nimmst, lohnt es sich, ein paar steuerlich und organisatorisch wichtige Fragen zu klären. Diese Entscheidungen wirken sich direkt auf die Verfahrensdokumentation, die DSFinV-K-Erfassung und die laufende Buchführung aus – und sie lassen sich nachträglich nur mit Aufwand wieder ändern. Geh diese Liste am besten gemeinsam mit Deiner Steuerberatung durch.

Steuerberatung einbeziehen

Die hier aufgeführten Punkte sind keine steuerliche Beratung. Cannanas bildet die Funktionalität ab, die steuerliche Beurteilung obliegt Deiner Steuerberatung. Insbesondere bei Gutscheinen und Kontingenten ist eine Abstimmung dringend anzuraten – die Erfassung ist hier besonders komplex.

1️⃣ Grundsatzentscheidung: Wird Guthaben ausgezahlt?​

Cannanas kennt zwei Modelle für Mitgliedsguthaben:

  • Vollumfänglich auszahlbares Guthaben – Das Guthaben funktioniert wie eine Kasseneinlage des Mitglieds. Wird es nicht für Abgaben verwendet, kann es jederzeit wieder ausgezahlt werden. In diesem Modell ist die DSFinV-K-Behandlung enger an den Geschäftsvorfall Einzahlung angelehnt.
  • Nicht auszahlbares Guthaben – Das Guthaben wird wie ein Gutschein behandelt und ist zweckgebunden. In diesem Fall stellt sich die Folgefrage, ob es als Einzweck- oder Mehrzweckgutschein erfasst wird.

So geht’s:

  • Klärt im Vorstand und mit Eurer Steuerberatung, ob Guthaben jederzeit auszahlbar sein soll.
  • Diese Entscheidung wirkt sich auf die Verfahrensdokumentation und die spätere Verbuchung in den DSFinV-K-Exporten aus.

2️⃣ Guthaben: Einzweck- oder Mehrzweckgutschein?​

Wenn Guthaben nicht auszahlbar ist, behandelt Cannanas es als Gutschein. Steuerlich gibt es zwei Varianten:

  • Einzweckgutschein – Beim Kauf des Guthabens steht der Steuersatz und der Leistungsort bereits fest. Die Umsatzsteuer entsteht bereits bei der Aufladung.
  • Mehrzweckgutschein – Steuersatz oder Leistung sind beim Kauf noch nicht eindeutig. Die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung.

So geht’s:

  • Lass Deine Steuerberatung prüfen, welches Modell zu Eurem Sortiment und Eurer Satzung passt.
  • Notiere die Entscheidung – sie fließt in die Konfiguration is_credits_multi_purpose und damit in die Verfahrensdokumentation und die DSFinV-K-Geschäftsvorfälle ein (siehe Geschäftsvorfälle).

3️⃣ Kontingente: Einzweck- oder Mehrzweckgutschein?​

Auch Kontingente (also vorab erworbene Mengeneinheiten) lassen sich in Cannanas als Einzweck- oder Mehrzweckgutschein behandeln.

So geht’s:

  • Stimmt mit Eurer Steuerberatung ab, wie Kontingente verbucht werden (Einzweck oder Mehrzweck).
  • Berücksichtigt dabei, ob das Kontingent sortenrein oder sortenübergreifend eingelöst werden kann – das beeinflusst die steuerliche Bewertung.
Gutscheine und Kontingente sind komplex

Die Abgrenzung zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutschein ist im Detail anspruchsvoll. Wir empfehlen ausdrücklich, sowohl Guthaben als auch Kontingente vor Inbetriebnahme der Kasse mit Eurer Steuerberatung zu klären – nachträgliche Anpassungen sind aufwendig und müssen sauber dokumentiert werden.

4️⃣ Kasse buchen – schnell startklar über den Support​

Das Cannanas Kassensystem wird separat gebucht und ist anschließend innerhalb weniger Minuten einsatzbereit. Die Buchung läuft direkt über unser Support-Team.

So geht’s:

  • Schreib uns eine kurze Nachricht über Support kontaktieren mit dem Stichwort „Kassensystem".
  • Wir klären gemeinsam Eure Pre-Go-Live-Einstellungen (siehe Punkt 6) und schalten die Kasse für Deinen Club frei.
  • In der Regel ist das System innerhalb weniger Minuten nach Buchung verfügbar.

5️⃣ Meldepflicht ans Finanzamt​

Für jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit TSE besteht nach § 146a Abs. 4 AO eine Meldepflicht beim Finanzamt – und zwar innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme.

So geht’s:

  • Nach der Einrichtung findest Du in der Kassenübersicht den Menüpunkt „Kassenmeldung exportieren".
  • Cannanas erstellt daraus eine Kassenmeldung als PDF, die Du Deinem Finanzamt übermittelst (siehe Kassenabschluss und Exporte).
  • Auch bei Außerbetriebnahme oder beim Wechsel einer Kasse besteht die Meldepflicht – plane das bei Standortwechseln mit ein.

6️⃣ Verfahrensdokumentation herunterladen und prüfen​

Cannanas stellt Dir eine Verfahrensdokumentation als PDF zur Verfügung, die Eure Konfiguration (z. B. Guthaben-Behandlung, Kontingent-Behandlung, Auto-Close-Verhalten) bereits berücksichtigt.

So geht’s:

  • In der Kassenübersicht findest Du unter „Verfahrensdokumentation" den PDF-Download.
  • Lies das Dokument vollständig – es beschreibt unter anderem die Systemabgrenzung, die Geschäftsvorfälle, die Aufbewahrung und die Freigaben.
  • Stimme die Verfahrensdokumentation mit Eurer Steuerberatung ab. Sie ist ein zentrales Dokument bei einer Kassen-Nachschau (§ 146b AO) oder Außenprüfung.
  • Im Betriebsanhang (Abschnitte B.1 – B.7) musst Du als Club selbst Angaben ergänzen, zum Beispiel:
    • B.1 – Clubname, Adresse, Verantwortliche.
    • B.2 – Rollen und Verantwortlichkeiten (wer öffnet/schließt die Kasse, wer macht den Geldtransit).
    • B.3 – TSE-Struktur und eingesetzte Geräte.
    • B.4 – Lokaler Betriebsprozess (z. B. Tagesablauf, Zählprotokolle).
    • B.5 – Aufbewahrung der Belege und Exporte.
    • B.6 – Freigaben und interne Kontrollen.
    • B.7 – Bekannte Abweichungen und deren Begründung.

7️⃣ Pre-Go-Live: Einstellungen vor der Inbetriebnahme​

Einige TSE-relevante Einstellungen lassen sich derzeit ausschließlich über den Cannanas-Support ändern – das ist beabsichtigt, weil sich diese Einstellungen langfristig auf Eure Buchführung und die Verfahrensdokumentation auswirken.

Dazu gehören insbesondere:

  • Auszahlbarkeit von Guthaben.
  • Guthaben als Mehrzweckgutschein.
  • Kontingente als Mehrzweckgutschein.

So geht’s:

  • Klärt die Punkte 1 – 3 mit Eurer Steuerberatung und dokumentiert die Entscheidung.
  • Vereinbart vor der ersten Aktivierung ein kurzes Gespräch mit dem Cannanas Support, in dem wir die Einstellungen gemeinsam setzen.
  • Idealerweise vor dem ersten Kassenvorgang – denn nachträgliche Änderungen müssen in der Verfahrensdokumentation begründet und mit der Steuerberatung abgestimmt werden.

🧭 Überblick: Vorbereitungsablauf​

Siehe auch​